Ist SharePoint revisionssicher?

Dokumente langfristig revisionssicher aufbewahren

Einmal in DocuWare archiviert, sind Ihre Dokumente aus SharePoint revisionssicher abgelegt. DocuWare gewährleistet: Schutz vor Manipulation. Dokumente sind durch ein umfangreiches Rechtesystem vor unberechtigtem Zugriff geschützt.

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Wie funktioniert ein DMS System?

Ein DMS speichert alle eingehenden Dokumente in einem zentralen, für alle über das Netzwerk erreichbaren Archiv. Die Metadaten der Dokumente oder Dateien werden in einer Datenbank hinterlegt. Manche Systeme speichern zusätzlich die Dokumente selbst in dieser Datenbank. Was ist ein Archivierungssystem? Gemeint ist der Schutz aller archivierten Dokumente vor unberechtigtem Zugriff, vor Änderungen und vor Manipulationen. Denn Dokumente können – falls die Sicherheitsmaßnahmen nicht ausreichend sind – unbeabsichtigten oder gar böswilligen Aktionen ausgesetzt sein.

Für wen gilt die GoBD?

Für wen gelten die Grundsätze? Im Gegensatz zur GoB gilt die GoBD nicht mehr nur für buchführungspflichtige Unternehmen, sondern auch für Selbständige, Freiberufler und Kleinunternehmer, die nicht buchführungspflichtig sind. Wer muss GoBD anwenden?

Unmittelbarer Datenzugriff (Rn. 174 GoBD)	Der Steuerpflichtige muss den Mitarbeitern des Finanzamts Hilfsmittel zur Verfügung stellen.
Datenträgerüberlassung (Rn. 176 GoBD)	Auch Strukturinformationen müssen in maschinell auswertbarer Form mitgegeben werden.

Was sind GoBD Daten?

Die Finanzverwaltung hat mit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD, vgl. Welche Daten müssen 10 Jahre aufbewahrt werden? Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für folgende Dokumente: Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanz, Lageberichte, Organisationsunterlagen und Arbeitsanweisungen.

Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden?

Aufbewahrungsfristen: Buchhaltung sollte im Zweifel die Dokumente länger aufbewahren. Für die Frage, wie lange Unterlagen aufzubewahren sind, dient folgende Orientierung: Dienten die Unterlagen als Buchungsgrundlage, gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist, ansonsten die von 6 Jahren. Welche Dokumente müssen wie lange aufbewahrt werden?

Art des Dokuments	Jahre
Gehaltsabrechnungen (als Nachweis für Rentenansprüche)	lebenslang
Kassenbons	2
Kaufverträge	2
Kontoauszüge – die Aufbewahrung von Kontoauszügen sollte mindestens drei Jahre betragen, da sie gerade bei größeren Anschaffungen als Beleg dienen können	3

Wie müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Für alle Rechnungen, die das Unternehmens ausgestellt und selbst erhalten hat (Eingangs- & Ausgangsrechnungen), gilt also eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Diese 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beginnt immer mit dem Ende (31.12.)