Como fazer o Google Docs privado

Todos os Google Docs são privados por padrão. Eles só se tornam públicos quando você os compartilha com outras pessoas.

Você pode compartilhar documentos clicando com o botão direito do mouse e depois selecionando "Obter link compartilhável", que você pode então enviar um e-mail para as pessoas, ou selecionando "Compartilhar", que também lhe mostrará com quem você partiu um documento.

Você pode configurar cada pessoa para ver apenas, comentar ou editar o documento. Se você clicar no link "Avançado" na opção "Compartilhar", você verá opções adicionais. A mais importante delas está na seção "Quem tem acesso" - se você clicar na opção "Alterar", você encontrará uma série de opções diferentes de compartilhamento. Às vezes você vai querer que alguém possa acessar seu documento sem ter que ter uma conta GSuite, e você pode selecionar isso aqui.

Depois de um tempo, você vai esquecer completamente quem tem acesso a quais documentos. Não há como descobrir isso dentro da GSuite, mas existe um maravilhoso add-on chamado WhoHasAccess.com: Gerenciamento de usuários para Google Drive que revela com quem você compartilhou documentos, e fornece ferramentas adicionais para gerenciar o acesso.

Depois de usar o GSuite por 8 anos, fiquei chocado e horrorizado ao descobrir quantas pessoas tinham acesso aos meus documentos, e é uma ferramenta inestimável para ter certeza de que você está mantendo seus documentos privados.