Como utilizar as Equipas Microsoft para reuniões online

1. Agenda de ação

Se os participantes da sua reunião estão localizados do outro lado do edifício, ou do mundo, é importante colocar todos na mesma página. Embora as agendas formais possam não estar tão em voga como antes, restabeleça a prática.

Inclua os tópicos da reunião no corpo da sua agenda convide ou envie um documento por e-mail 24-48 horas antes do horário designado. Isso dará a todas as partes a chance de definir suas expectativas em relação aos objetivos da reunião.

E sim - se você for o destinatário da agenda de uma reunião, leia-a! Mesmo que você esteja familiarizado com o projeto ou tópicos de discussão, você pode aprender informações importantes sobre as perspectivas ou preocupações na mesa, e nunca é divertido ser cego.

2. Prepare seu (Ps e) Qs

Se sua reunião tem ou não uma agenda definida, certifique-se de que você sabe quais são seus objetivos. Antes da reunião, compilar quaisquer notas ou informações de fundo que você possa precisar para fazer referência, bem como quaisquer perguntas.

Apontando uma lista preparada ou um conjunto de pontos de referência, irá aliviar a pressão de pensar em quaisquer perguntas no local, bem como permitir que você se envolva com a discussão em questão. Sinta-se à vontade para anotar perguntas na agenda se houver alguma, ou definir seu documento de notas antes do tempo com objetivos ou pensamentos iniciais no topo.

Não importa o seu estilo de preparação, seguindo esta prática irá garantir que você será lembrado de sua própria agenda no dia da reunião.

3. Solucione problemas com sua tecnologia

Se for sua primeira reunião on-line ou sua milionésima, certifique-se de saber como usar sua tecnologia. Confirme como discar e que seus alto-falantes funcionam. Se você precisar da Internet para acessar sua conferência ou seu e-mail (relacionado à reunião) ou notas, verifique se Wi-Fi!

Frustrações iniciais geralmente se desenvolvem quando uma pessoa precisa de mais um minuto para acessar a linha de conferência. Não seja essa a causa - ligue para a sua sala de conferência mais cedo. Mesmo que você configure seu telefone para ficar mudo até que outras pessoas entrem, pelo menos você pode se concentrar no conteúdo da sua conversa ao invés de chegar lá em primeiro lugar.