Qual é a parte mais importante do planejamento de eventos? Por quê?

1. Uma meta e um objetivo para o seu evento

Primeiro de tudo, ao organizar um evento, você deve se fazer duas perguntas importantes: por que você está organizando este evento e o que você deseja alcançar?

Definir uma meta ajudará você a manter a direção do seu evento. Você sabe o que quer e por isso será criativo em cada uma das suas acções para lá chegar. Se as respostas a essas perguntas foram claras antes de organizá-lo, será mais fácil alcançar suas metas e objetivos.

2. Uma equipe não só é legal, mas crucial !

Como já mencionamos no nosso post anterior no blog sobre alívio de stress, uma equipe é muito importante ! Você deve ter um esforço de equipe para lidar com todos os detalhes do evento. Considere identificar um Gestor de Eventos (se você ler isto, normalmente é você !). Como gestor de eventos, você delega tudo aos membros da sua equipa, tais como: gestão do local, entretenimento, sistema de som, etc.

3. Escolher uma data não é fácil

Ao escolher uma data para o seu evento, não se esqueça de ter em consideração os outros eventos à sua volta que possam ter impacto no seu. Escolha uma data e hora adequadas que se adaptem aos seus convidados. Afinal, o evento também é para eles !

4. Crie um Plano Mestre

Este plano deve incluir todos os aspectos do evento, tais como:

>ul>>li>Venue Selection: Considerando a segurança e a especificação do espaço, tais como a capacidade do local.Logística para os participantes: Certifique-se de que os seus participantes podem participar facilmente do seu evento. A logística é muitas vezes um problema, por isso seja criativo com alternativas.Apresentadores: Chame a atenção dos participantes selecionando os apresentadores certos para o seu evento. Eles darão um grande valor aos seus convidados.li>Atividades e Entretenimento: As actividades e entretenimentos devem adequar-se às metas e objectivos do evento, para si mas também para os seus convidados.<

5. Determine os Processos Administrativos

Continuação do seu planeamento, inscrição, orçamento, listas de convidados e oradores, etc. Isto tornará os passos mais claros, mas também suavizará os processos do seu evento. Enquanto você planeja todos os processos, você pode envolver outras pessoas ou grupos para organizar os melhores eventos. As pessoas normalmente adoram ajudar e dar conselhos e insights.

6. Estabeleça um orçamento

Decida quanto do seu orçamento você pode gastar e para que gastar. O orçamento deve incorporar estimativas para todos os itens-chave do seu plano mestre. Também é importante procurar maneiras criativas de gastar o orçamento sabiamente.

Como organizador, se você seguir esses passos mais importantes, seu evento certamente será inesquecível para os seus participantes. Atinja os objectivos do seu evento aplicando-os, os seus convidados irão agradecer-lhe mais tarde.