Quais são as suas ferramentas de produtividade e porquê?

Apesar de ter trabalhado em gadgets e tecnologia durante toda a minha vida profissional, na verdade sou uma pessoa bastante analógica. Sou incrivelmente produtivo, e como um fundador de startup tenho que ser, mas acredito que isso vem mais de sistemas e auto-consciência do que de ferramentas específicas.

O meu melhor para fazer lista? Post-its. Eu tentei todos os tipos de listas digitais que poderiam estar em todos os meus dispositivos, e elas simplesmente não funcionam para mim. Eu esqueci de checá-las. Até me esqueço de verificar as notas que levo num bloco de notas. Mas um post-it, colado no canto inferior esquerdo do meu laptop, com uma lista diária de coisas que eu tenho que fazer onde eu posso fisicamente riscar as coisas? Isso funciona. É ótimo reciclar o post-it inteiro, e depois posso começar em um novo.

Email hacks? Como muitos, eu luto com o e-mail: mantendo-o em dia, lembrando de voltar para responder a coisas que precisam de tempo, etc. Tenho algum treinamento formal sobre como "fazer e-mail" (e não tenho vergonha de admitir isso). Eu uso o cliente Apple Mail, mas estes takeaways táticos funcionam para qualquer arranjo de e-mail:

1. Fazer um primeiro passe para arquivar (anexá-lo a uma tecla de atalho), excluir, e flag.li>Utilizar bandeiras codificadas por cores. Eu uso bandeiras baseadas em ações, urgência, e quem vai lidar com o quê:
   1. 1. Purple: Prioridade 1. Absolutamente urgente, faça primeiro.
      2. li>Red: Resposta necessária (geral)
      3. verde: Resposta necessária (vendas - verde por dinheiro!)
      4. Lu>Azul: Resposta necessária, mas alguém vai tratar disso (como forma de fazer o check in)
      5. Le>Grey: Resposta necessária (extra-curricular)
   2. >Lo>Keeping an inbox under control takes time. O passo 1 e os e-mails com a bandeira roxa são uma coisa boa para entrar nos tempos de troca de contexto que acontecem ao longo do dia - mas o resto leva tempo real, então planeje para isso.

Minha outra ferramenta de produtividade é a minha própria autoconsciência do que funciona bem para mim. Você pode fazer o mesmo por si mesmo. Algumas coisas em que pensar:

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• Quais são as melhores condições para você trabalhar? Eu tenho um pouco de ânimo extra por sentir que estou a avançar no trabalho, e a procrastinação faz-me ficar stressado e o stress torna-me lento. Então eu tento fazer coisas cedo e com antecedência, quando possível.
• li>Figure quando você tem mais energia e faça as coisas mais difíceis então. Eu recebo uma explosão de energia das 9-12 todos os dias, e novamente das 16-8PM. Passo as horas de baixa energia fazendo coisas que requerem menos criatividade mental, como caminhar 1:1s, e-mails, etc. Eu não sou um madrugador e tenho fortes ritmos circadianos, então mesmo acordar 30 minutos mais cedo pode me impactar o dia todo. Eu tento evitar isso quando possível.>li>Saber seus limites. Eu posso, mas não devo, fazer mais de 4 vendas, entrevistas com investidores ou candidatos em um dia. O meu cérebro fica frito. Agora eu sei isso sobre mim, e tento agendar de acordo.