Alguma vez enviou um documento para revisão, apenas para receber edições e alterações de múltiplas partes? Pode ser frustrante acompanhar todas as diferentes versões e comentários, mas o Microsoft Word tem uma solução: a funcionalidade “Mark as Final”.
Quando se marca um documento como final, este torna-se essencialmente apenas de leitura. Isto significa que outros ainda podem ver o documento e copiar o seu conteúdo, mas não podem fazer quaisquer alterações ou acrescentar comentários. É uma óptima forma de assinalar que um documento está completo e pronto para distribuição.
Para marcar um documento como final no Word, comece por abrir o documento que pretende proteger. Clique no separador “Ficheiro” no canto superior esquerdo do ecrã, depois seleccione “Info” a partir da lista de opções. Deverá ver uma secção rotulada “Proteger Documento” com um botão que diz “Marcar como Final”. Clique neste botão.
Aparecerá uma janela pop-up, perguntando se tem a certeza de querer marcar o documento como final. Clique em “OK” para confirmar. O documento será agora marcado como final e aparecerá uma mensagem no topo do ecrã, avisando que o documento é final e exortando os outros a revê-lo cuidadosamente.
Se decidir que precisa de fazer alterações ao documento após marcá-lo como final, basta clicar no botão “Edit Anyway” que aparece ao lado da mensagem de aviso. Isto permitir-lhe-á fazer alterações e guardar o documento como uma nova versão.
É importante notar que a marcação de um documento como final não proporciona qualquer segurança ou encriptação. Ainda é possível que alguém copie e cole o conteúdo do documento num novo ficheiro e aí faça alterações. Se precisar de proteger informações sensíveis, deverá utilizar medidas de segurança adicionais, tais como protecção por palavra-passe ou encriptação.
Em conclusão, a funcionalidade “Mark as Final” no Microsoft Word é uma ferramenta útil para indicar que um documento está completo e pronto para distribuição. Ao seguir os passos simples acima descritos, pode facilmente marcar os seus documentos como finais e evitar qualquer confusão ou frustração causada por múltiplas versões e comentários.
Para proteger um documento como documento final e ler apenas em Microsoft Word, pode seguir os passos abaixo:
1. Abra o documento no Microsoft Word.
2. Clique no separador “Ficheiro” no canto superior esquerdo da janela.
3. seleccione “Info” no menu do lado esquerdo.
Clique em “Proteger Documento” e depois seleccione “Marcar como Final”.
5. ser-lhe-á pedido que guarde o documento. Guarde-o no local desejado.
6. O documento é agora marcado como final e só de leitura. Qualquer pessoa que abra o documento poderá lê-lo, mas não poderá fazer quaisquer alterações ao mesmo.
Nota: A marcação de um documento como final não impede alguém de fazer uma cópia do documento e de fazer alterações à cópia. Além disso, alguns utilizadores poderão ser capazes de remover a protecção apenas para leitura, editando as propriedades do documento. Por conseguinte, este método de protecção não é infalível e deve ser utilizado em conjunto com outras medidas de segurança para proteger informações sensíveis ou confidenciais.
Para marcar um documento como final num Mac, siga estes passos:
1. Abra o documento no Microsoft Word.
2. Clique no separador “Revisão” na barra de menu.
3. clique no menu suspenso “Proteger”.
4. seleccione “Marcar como Final” a partir das opções.
5. Aparecerá uma caixa de diálogo, perguntando se pretende guardar o documento. Clique em “OK” para guardar as alterações e marcar o documento como final.
Uma vez marcado um documento como final, este será apenas de leitura, e os espectadores serão avisados com uma mensagem indicando que o documento é final e não pode ser editado. Isto é útil quando se pretende bloquear um documento e impedir que outros façam alterações ao mesmo. No entanto, note que marcar um documento como final não é uma característica de segurança e pode ser facilmente desfeita por qualquer pessoa com acesso ao documento.
Para marcar um documento inteiro, pode seguir estes passos:
1. Abra o documento que pretende marcar no seu software de processamento de texto preferido.
2. Clique na opção “Seleccionar” ou “Editar” na barra de menu.
3. clique em “Select All” ou use o atalho de teclado “Ctrl+A” no Windows ou “Cmd+A” no Mac para seleccionar o documento inteiro.
4. o documento inteiro deve agora ser realçado ou seleccionado.
5. pode agora aplicar a todo o documento quaisquer alterações de formatação ou edição que deseje, tais como alterar a fonte, adicionar pontos de ponto ou numeração, ou tornar o texto negrito ou itálico.
6. Uma vez feitas as alterações, pode guardar o documento e este manterá a formatação e as edições que efectuou em todo o documento.
É importante notar que algum software de processamento de texto pode ter passos ligeiramente diferentes para marcar um documento inteiro, pelo que poderá ter de consultar o manual do utilizador do software ou a secção de ajuda para obter instruções específicas.
Salvar um documento como final sem marcação pode ser feito seguindo os passos abaixo:
1. Abra o documento no Microsoft Word.
2. Clique no separador “Revisão” na fita no topo do ecrã.
3. na secção “Rastreio”, clicar em “Mostrar Marcação” e depois seleccionar “Sem Marcação” no menu pendente.
4. reveja o documento para assegurar que todas as alterações e comentários foram removidos.
5. Clicar no separador “Ficheiro” e seleccionar “Guardar como”.
6. Escolha um local para guardar o documento e introduza um nome para o ficheiro.
7. no menu pendente “Guardar como tipo”, seleccionar “Documento Word (*.docx)” ou “Documento Word 97-2003 (*.doc)”, dependendo da versão do Microsoft Word que estiver a utilizar.
8. Clique no botão “Ferramentas” na parte inferior da caixa de diálogo “Guardar como” e seleccione “Opções Gerais”.
9. Na caixa de diálogo “Opções Gerais”, marcar a caixa ao lado de “Remover informações pessoais das propriedades do ficheiro ao guardar”.
10. Clique em “OK” para fechar a caixa de diálogo “Opções Gerais”.
11. Clicar “Guardar” para guardar o documento como final sem marcação.
Ao seguir estes passos, poderá guardar um documento como final sem marcação e garantir que todos os comentários e alterações foram removidos do documento. Isto pode ser útil ao partilhar um documento com outros ou ao submeter uma versão final de um documento para revisão ou aprovação.