Como funcionário de escritório médico, atender o telefone é uma parte essencial do seu trabalho. A etiqueta do telefone é fundamental para assegurar a satisfação do paciente e manter a credibilidade do seu consultório. Uma conversa telefónica amigável, profissional e informativa pode fazer a diferença na forma como o seu consultório é visto pelos pacientes. Aqui estão sete regras para a etiqueta telefónica do consultório médico que todos os funcionários devem seguir.
1. responder prontamente e educadamente
A primeira impressão é a última impressão. Atender o telefone prontamente e educadamente é crucial para iniciar uma conversa com o pé direito. Atenda sempre o telefone em três toques, e se possível, apresente-se e o nome do seu escritório. Uma saudação calorosa como “Bom dia, obrigado por ligar para o ABC Medical Office, como o posso ajudar?” dá o tom para uma conversa agradável.
2. Identifique-se
Antes de discutir qualquer informação do paciente ou de receber qualquer mensagem, é vital identificar-se a si e à sua posição. O seu interlocutor tem o direito de saber com quem está a falar antes de dar qualquer informação pessoal. Indique o seu nome e cargo, para que o interlocutor se sinta seguro de que está a falar com um funcionário legítimo do consultório médico.
3. escute atentamente
A escuta activa é a chave para uma conversa telefónica bem sucedida. Ouça pacientemente a preocupação da pessoa que telefona, e não a interrompa. Tome notas, se necessário, para garantir que não lhe falte nenhuma informação crucial. Tenha também em atenção o seu tom e evite soar desdenhoso ou impaciente.
4. usar linguagem clara e concisa
Quando comunicar por telefone, não se esqueça de usar linguagem clara e concisa. Evite usar jargão médico ou termos técnicos que o interlocutor possa não compreender. Falar lenta e claramente, e se necessário, explicar certos termos em linguagem simples.
5. Respeitar a privacidade do paciente
Manter a privacidade e confidencialidade do paciente é da maior importância num consultório médico. Nunca discutir qualquer informação do paciente pelo telefone, a menos que tenha identificado a pessoa que efectua a chamada como pessoa autorizada. Pedir sempre o nome, data de nascimento e outras informações relevantes da pessoa que telefona para assegurar que está autorizada a receber as informações.
6. Receba mensagens precisas
Se não conseguir resolver o problema da pessoa que telefona, receba uma mensagem detalhada e assegure-se de que esta chega à pessoa apropriada. Certifique-se de registar o nome, número de telefone, e o motivo da chamada. Tenha também em atenção a urgência da mensagem e a melhor altura para responder à chamada.
7. Terminar a conversa educadamente
Por último, mas não menos importante, terminar sempre a conversa educadamente. Agradeça à pessoa que telefonou e ofereça qualquer assistência necessária antes de desligar. Além disso, evite apressar a conversa ou terminá-la abruptamente, pois pode deixar uma impressão negativa na pessoa que telefona.
Em conclusão, a etiqueta do telefone é um aspecto crítico para o sucesso de qualquer consultório médico. Seguir estas sete regras pode ajudar a assegurar que o seu consultório mantenha uma imagem profissional e preste excelentes cuidados ao paciente.
Num consultório médico, a etiqueta e as técnicas do telefone são cruciais para manter o profissionalismo e assegurar a satisfação do paciente. Aqui estão algumas dicas e orientações chave para a etiqueta do telefone do consultório médico:
1. atender o telefone prontamente: Quando o telefone toca, é importante atendê-lo o mais rapidamente possível para evitar que o interlocutor fique à espera. A prática padrão é atender dentro de três toques.
2. identificar-se a si próprio e ao consultório médico: Ao atender o telefone, indique claramente o seu nome e o nome do consultório médico para se identificar a si próprio e à organização.
3. ser educado e profissional: Seja sempre educado e cortês para com quem telefona. Use um tom de voz amigável e evite usar calão ou jargão.
4. ouça com atenção: Ouvir atentamente as necessidades e perguntas da pessoa que telefona. Tome notas, se necessário, para garantir que dispõe de toda a informação importante de que necessita.
5. Use linguagem e terminologia adequadas: Utilize linguagem e terminologia médica adequadas quando falar com pacientes ou outros profissionais de saúde. Evite utilizar abreviaturas ou acrónimos que possam ser desconhecidos do interlocutor.
6. Falar clara e lentamente: Fale clara e lentamente, enunciando as suas palavras claramente para garantir que o interlocutor o possa compreender.
7. Fornecer informações precisas: Fornecer informação exacta à pessoa que telefona. Se não tiver a certeza sobre algo, não adivinhe. Em vez disso, ofereça-se para encontrar a informação e voltar a contactar a pessoa que telefona.
8. Utilize as funções de espera e transferência de forma apropriada: Se precisar de colocar um interlocutor em espera ou transferi-lo para outro departamento ou pessoa, faça-o de forma educada e profissional. Peça sempre permissão antes de colocar alguém em espera ou de o transferir.
9. Termine a chamada educadamente: Termine sempre a chamada educadamente, agradecendo ao interlocutor pelo seu tempo e expressando a sua disponibilidade para ajudar em quaisquer outras questões ou preocupações.
Ao seguir estas orientações, o pessoal do consultório médico pode assegurar-se de que está a prestar um serviço telefónico profissional e cortês aos pacientes e colegas.
A etiqueta do telefone celular é um aspecto essencial da comunicação profissional. Aqui estão as seis regras essenciais a seguir para a etiqueta do telefone celular:
1. manter o telemóvel em modo silencioso ou vibratório em reuniões ou locais públicos: Quando estiver a assistir a uma reunião ou a um evento público, mantenha o seu telefone em modo silencioso. Não se trata apenas de ser respeitoso, mas também de o ajudar a manter-se concentrado na tarefa em mãos.
2. Evite atender chamadas telefónicas ou enviar mensagens de texto enquanto conduz: Isto não é apenas uma questão de etiqueta, mas também uma questão de segurança. Nunca deve usar o telefone enquanto conduz, pois é contra a lei em muitos países e pode causar acidentes.
3. não utilize o seu telemóvel quando numa conversa cara a cara: É má educação estar ao telemóvel quando alguém está a falar consigo. Mostra que não está interessado na pessoa ou no que ela tem a dizer. Esteja presente no momento e dê toda a atenção à pessoa que está à sua frente.
4. mantenha o volume do seu telefone baixo: Quer seja numa reunião, num local público, ou mesmo no seu escritório, assegure-se de que o volume do seu telefone é baixo. Toques ou notificações sonoros podem ser perturbadores e irritantes para os outros.
5. Evite usar o seu telefone em locais onde seja proibido: Existem locais onde a utilização do telemóvel é proibida, tais como cinemas, museus e bibliotecas. Deve respeitar estas regras e evitar utilizar o seu telefone nesses locais.
6. tenha em atenção a sua língua e tom ao telefone: Quando estiver ao telefone com alguém, assegure-se de que o seu tom e linguagem são profissionais e corteses. Evite usar calão, linguagem ofensiva, ou falar alto.
Seguir estas seis regras de etiqueta do telemóvel irá ajudá-lo a construir melhores relações com os seus colegas, clientes, e parceiros de negócios. Mostra que respeita o seu tempo, atenção, e preferências de comunicação.