Como proprietário de uma empresa, manter um registo das suas transacções financeiras é crucial para o sucesso do seu negócio. Um dos documentos financeiros mais importantes para qualquer negócio é a factura. A facturação ajuda-o a manter um registo das suas receitas, despesas e impostos. QuickBooks é um popular software de contabilidade utilizado por muitas empresas para simplificar os seus processos de facturação e escrituração contabilística. Neste artigo, discutiremos como acompanhar os números das facturas no QuickBooks.
Manter o registo dos números de facturação é essencial por várias razões. Em primeiro lugar, ajuda-o a manter um registo das suas transacções financeiras. Ao atribuir um número de factura único a cada transacção, pode facilmente identificar e acompanhar o estado de pagamento de cada factura. Em segundo lugar, ajuda-o a manter registos precisos para fins fiscais. O IRS exige que as empresas mantenham registos precisos das suas transacções financeiras, incluindo as facturas. Por último, ajuda-o a manter uma imagem profissional junto dos seus clientes. Um sistema de facturação bem organizado mostra aos seus clientes que é um negócio fiável e profissional.
1. Activar a numeração automática das facturas
QuickBooks permite-lhe activar a numeração automática das facturas, que atribui um número único a cada factura criada. Para activar esta funcionalidade, vá para o menu de definições e seleccione “Estilos de Formulários Personalizados”. Escolha o modelo de factura que pretende utilizar, depois clique em “Editar”. Sob o separador “Conteúdo”, clicar em “Cabeçalho” e seleccionar “Número da factura”. Marque a caixa junto a “Utilizar números de transacção personalizados” e escolha o número inicial para as suas facturas. QuickBooks irá atribuir automaticamente um número único a cada nova factura que criar.
Para facilitar o seguimento das suas facturas, utilize um sistema de numeração consistente. Por exemplo, poderá utilizar uma combinação de letras e números, tais como INV-001, INV-002, INV-003, e assim por diante. Isto torna mais fácil identificar e seguir as suas facturas.
É uma boa ideia manter um registo separado dos números das suas facturas, seja numa folha de cálculo ou num caderno físico. Isto facilita o rastreio das suas facturas, especialmente se estiver a lidar com um elevado volume de transacções. Também pode utilizar este registo para verificar se faltam ou duplicam os números das facturas.
QuickBooks fornece vários relatórios que o ajudam a acompanhar as suas facturas e pagamentos. Estes relatórios incluem o relatório detalhado de Envelhecimento de Contas a Receber, o relatório de Facturação Aberta e o relatório Resumo de Vendas por Cliente. Deverá rever estes relatórios regularmente para garantir que todas as suas facturas estão a ser pagas a tempo e para identificar quaisquer pagamentos pendentes.
Em conclusão, é essencial para qualquer negócio manter um registo dos números das facturas. QuickBooks fornece várias ferramentas e características para o ajudar a organizar o seu sistema de facturação e a manter registos precisos. Ao permitir a numeração automática das facturas, utilizando um sistema de numeração consistente, mantendo um registo separado dos números de facturação, e revendo regularmente os seus relatórios de facturação, pode assegurar-se de que o seu sistema de facturação está bem organizado e é profissional.
Manter o controlo das facturas em QuickBooks é um aspecto essencial da gestão das suas finanças. Aqui estão os passos a seguir:
1. criar as suas facturas: Comece por criar facturas no QuickBooks para todos os produtos ou serviços que vende.
2. Envie as facturas: Depois de criar as facturas, envie-as aos seus clientes. Pode enviá-las por correio electrónico ou imprimi-las e enviá-las por correio.
3. Registar o pagamento: Quando receber o pagamento dos seus clientes, grave-o no QuickBooks, indo para a opção “Receber Pagamento”.
4. acompanhar as facturas pendentes: Para acompanhar as facturas pendentes, vá para a opção “Clientes” e seleccione “Criar Facturas”. Pode ver todas as facturas pendentes aqui.
5. criar lembretes de pagamento: Para evitar atrasos de pagamento, configurar lembretes de pagamento em QuickBooks. Pode optar por receber avisos de pagamento por correio electrónico ou lembretes dentro de QuickBooks.
Ao seguir estes passos, pode facilmente acompanhar as suas facturas em QuickBooks, dando-lhe uma melhor visão geral do fluxo de caixa do seu negócio.
Para obter uma lista de números de facturas no QuickBooks Desktop, siga estes passos:
1. Abra o QuickBooks Desktop e vá para o menu “Clientes”.
2. Clique em “Criar Facturação”.
3. na janela “Criar Facturas”, ir para o menu “Clientes”: Trabalho” e seleccione “Todos os Clientes”.
Clique no botão “Personalizar” no canto superior esquerdo da janela.
5. na janela “Personalizar”, ir à secção “Colunas” e seleccionar “Facturação”.
6. Clicar no botão “OK” para guardar as alterações.
7. Agora, verá uma lista de todas as facturas no QuickBooks Desktop juntamente com os seus números de facturação.
Alternativamente, também pode gerar um relatório para obter uma lista de números de facturação. Aqui estão os passos para gerar um relatório:
1. vá para o menu “Relatórios” no QuickBooks Desktop.
2. Clique em “Clientes e Recebíveis” e seleccione “Lista de Facturas”.
3. personalizar o relatório seleccionando o intervalo de datas, colunas, filtros, e outros critérios de acordo com a sua exigência.
Clique no botão “Actualizar” para gerar o relatório.
5. O relatório exibirá uma lista de todas as facturas no QuickBooks Desktop juntamente com os seus números de facturação.
Ao seguir estes passos, poderá facilmente obter uma lista de números de facturação no QuickBooks Desktop.