Se for como a maioria das pessoas, provavelmente tem múltiplas contas de e-mail para diferentes fins. E se utilizar o Microsoft Outlook para gerir os seus e-mails, poderá ver-se sobrecarregado com mensagens recebidas de todas as suas contas. Mas sabia que pode configurar o Outlook para receber apenas mensagens de correio electrónico de uma conta? Eis como:
1. Abra o Outlook e vá para o separador “Ficheiro” no canto superior esquerdo.
2. Clique em “Account Settings” e depois seleccione novamente “Account Settings” a partir do menu pendente.
3. no separador “Email”, seleccione a conta de onde pretende receber emails e clique em “Definir como padrão”.
4. clique em “Fechar” e reinicie o Outlook.
Agora, Outlook só receberá e-mails da conta por defeito que seleccionou. Quaisquer e-mails enviados para outras contas não aparecerão na sua caixa de entrada. Isto pode ajudá-lo a manter-se concentrado em mensagens importantes e reduzir a desordem na sua caixa de entrada.
Mas e se ainda quiser poder enviar mensagens de correio electrónico das suas outras contas? Não há problema. Ainda pode enviar e-mails de qualquer conta que tenha adicionado ao Outlook, bastando seleccionar a conta a partir da qual deseja enviar quando estiver a compor uma nova mensagem.
Para o fazer, clique no botão “De” na janela de composição de emails e seleccione a conta que pretende utilizar. Também pode adicionar várias contas ao menu pendente “De” indo a “Ficheiro” > “Opções” > “Mail” > “Enviar Mensagens” > “Conta de Envio por Defeito” e seleccionando “Outros Endereços de Email”.
Ao seguir estes passos, pode facilmente gerir as suas contas de e-mail no Outlook e receber apenas e-mails da conta que mais lhe interessa. Isto pode ajudá-lo a poupar tempo e a manter-se concentrado no que é importante.
Para receber notificações apenas de uma conta Outlook, pode seguir estes passos:
1. Abra o Outlook e clique no separador Ficheiro no canto superior esquerdo.
2. Clique em Opções e depois escolha Mail no menu do lado esquerdo.
3. Desça até à secção “Chegada de mensagens” e clique no botão “Regras e Alertas”.
4. clicar no botão “Nova Regra” e escolher a opção “Aplicar regra às mensagens que recebo”.
5. Na secção “Passo 1: Seleccionar condição(ões)”, escolher a opção “através da conta especificada” e seleccionar a conta de onde deseja receber notificações.
6. Sob a secção “Passo 2: Editar a descrição da regra”, escolher a opção “exibir um Alerta de Ambiente de Trabalho” e clicar em “Seguinte”.
7. Escolha quaisquer excepções que deseje aplicar à regra ou deixe-a em branco e clique em “Next” (Seguinte).
8. Dê um nome à regra e escolha se deseja executá-la em mensagens já na sua caixa de entrada, depois clique em “Finish”.
Isto criará uma regra que apenas exibirá notificações do ambiente de trabalho para mensagens recebidas na conta do Outlook especificada.
A criação de uma regra no Outlook para um e-mail específico envolve alguns passos simples. Aqui está como:
1. Abra o Outlook e vá para o separador “Home”.
2. Clique no botão “Regras” no grupo “Mover”.
3. seleccione “Criar Regra” no menu suspenso.
4. na janela “Criar Regra”, clicar em “Opções Avançadas”.
5. na janela “Assistente de Regras”, seleccionar “com palavras específicas no assunto ou corpo” e clicar no link “palavras específicas” no painel inferior.
6. Introduza a palavra ou frase específica que pretende utilizar como filtro para o e-mail na caixa “Procurar Texto” e clique em “Adicionar”.
7. Clique em “OK” para fechar a caixa “Search Text” (Procurar Texto).
8. na janela “Assistente de Regras”, seleccione “movê-lo para a pasta especificada” e clique na ligação “especificada” no painel inferior.
9. Seleccione a pasta para a qual pretende que o e-mail seja movido e clique em “OK”.
10. Clique em “Next” (Seguinte) para passar ao passo seguinte.
11. Marque a caixa ao lado de “excepto se de pessoas especificadas” se quiser excluir certos remetentes da regra.
12. Clique em “Finish” (Terminar) para criar a regra.
Uma vez criada a regra, quaisquer e-mails recebidos que correspondam à palavra ou frase específica que introduziu serão automaticamente movidos para a pasta que especificou. Isto pode ser útil para organizar a sua caixa de entrada e dar prioridade a certas mensagens de correio electrónico.
Manter as caixas de entrada do Outlook separadas pode ajudá-lo a manter-se organizado e a melhorar a sua produtividade. Aqui estão alguns passos a seguir para manter as suas caixas de entrada do Outlook separadas:
1. criar pastas separadas: Pode criar pastas separadas para cada conta de correio electrónico ou categoria de correio electrónico. Para criar uma nova pasta, clique com o botão direito do rato na pasta Caixa de entrada e seleccione “Nova Pasta”. Dê um nome à pasta e escolha onde ela deve estar localizada.
2. Estabeleça regras: Pode configurar regras para mover automaticamente e-mails para pastas específicas com base em determinados critérios, tais como remetente, linha de assunto, ou palavras-chave. Para criar uma regra, vá ao separador “Ficheiro”, clique em “Gerir Regras & Alertas”, e depois clique em “Nova Regra”. Siga as instruções para criar a regra.
3. usar codificação por cores: Pode usar codificação por cores para facilitar a identificação de e-mails de diferentes contas ou categorias. Para configurar a codificação por cores, vá para o separador “Ver”, clique em “Ver Definições”, e depois clique em “Formatação Condicional”. Siga as instruções para configurar a codificação por cores.
4. utilizar contas de correio electrónico separadas: Se tiver várias contas de correio electrónico, pode configurar contas separadas no Outlook. Cada conta terá a sua própria caixa de entrada, e pode alternar entre elas clicando no nome da conta no painel do lado esquerdo.
Seguindo estes passos, pode manter as suas caixas de entrada do Outlook separadas e ficar organizado.