No mundo de hoje, as nossas vidas profissionais dependem fortemente da tecnologia e da Internet. Embora isto tenha tornado o trabalho mais eficiente e conveniente, também levou a um aumento das distracções e a níveis de produtividade mais baixos. Como resultado, cada vez mais pessoas procuram formas de se desligarem do mundo digital e de se concentrarem no seu trabalho. Uma maneira de o fazer é mudar o seu trabalho para offline no Exchange Online. Eis como:
Passo 1: Abra o Outlook e vá para o separador Ficheiro. Clique em Account Settings e seleccione Account Settings a partir do menu pendente.
Passo 2: Seleccione a conta Exchange com a qual deseja trabalhar off-line e clique no botão Alterar.
Passo 3: Na secção Configurações Offline, marcar a caixa ao lado de Utilizar o Modo de Troca em Cache.
Passo 4: Ajuste o cursor para determinar a quantidade da sua caixa de correio que deseja manter offline. Quanto mais dados se mantiverem offline, mais tempo demorará a sincronizar com Exchange Online quando voltar a estar online.
Uma vez completados estes passos, a sua conta Exchange será configurada para funcionar offline. Isto significa que poderá aceder à sua caixa de correio, calendário, e contactos sem ligação à Internet. No entanto, quaisquer alterações que fizer à sua caixa de correio enquanto estiver offline não serão sincronizadas com o Exchange Online até voltar a estar online.
Trabalhar offline pode ser uma óptima forma de reduzir distracções e aumentar a produtividade. Permite-lhe concentrar-se no seu trabalho sem as constantes interrupções de notificações de correio electrónico e outras distracções online. Contudo, é importante lembrar que trabalhar offline também significa que não poderá aceder a quaisquer novos emails ou alterações de horários até voltar a estar online.
Em conclusão, mudar o seu trabalho para offline no Exchange Online pode ser uma ferramenta útil para aqueles que procuram desligar-se do mundo digital e concentrar-se no seu trabalho. Seguindo os passos simples acima descritos, poderá aceder à sua caixa de correio, calendário e contactos sem uma ligação à Internet, o que o poderá ajudar a manter-se concentrado e produtivo.
Para alterar o seu estatuto no Microsoft Exchange, precisa de seguir os passos listados abaixo:
1. Abra o Microsoft Outlook no seu computador.
2. Clique no separador “File” (Ficheiro) no canto superior esquerdo do ecrã.
Clique em “Opções” no menu do lado esquerdo.
4. na janela “Opções”, seleccione “Contactos” no menu do lado esquerdo.
5. Em “Estado online e fotografias”, seleccionar “Mostrar estado online ao lado do nome de uma pessoa”.
6. Escolha a opção de estado desejada a partir do menu pendente. As opções são “Disponível”, “Ocupado”, “Longe”, “Não Perturbar”, e “Offline”.
7. Clique em “OK” para guardar as suas alterações.
O seu estado será agora actualizado no Microsoft Exchange, e outros utilizadores na sua organização poderão ver o seu estado quando virem as suas informações de contacto. É importante manter o seu estado actualizado para que os colegas de trabalho saibam quando está disponível para comunicar e quando está ocupado com outras tarefas.
Se está a criar um novo negócio, é importante compreender porque alteraria a configuração do Outlook para trabalhar fora de linha. Trabalhar offline no Outlook significa que pode aceder aos seus e-mails, contactos, e itens de calendário sem uma ligação à Internet. Isto pode ser útil em situações em que poderá não ter acesso a Wi-Fi ou a uma rede celular, tais como quando viaja ou em áreas com fraca conectividade à Internet.
Uma razão pela qual poderá querer trabalhar offline é para conservar a vida útil da bateria do seu dispositivo. Quando o Outlook está configurado para funcionar offline, não procura constantemente novos emails ou actualizações, o que pode esgotar rapidamente a bateria do seu dispositivo. Ao trabalhar offline, pode ainda aceder aos seus e-mails e outras informações, mas não esgotará a sua bateria tão rapidamente.
Outra razão para trabalhar fora de linha é para melhorar a sua produtividade. Quando está a trabalhar online, pode distrair-se com as mensagens de correio electrónico recebidas ou outras notificações. Ao trabalhar offline, pode concentrar-se nas suas tarefas e responder às mensagens de correio electrónico num momento conveniente.
Finalmente, trabalhar fora de linha pode ser útil se estiver a ter problemas de conectividade. Se a sua ligação à Internet for lenta ou não fiável, poderá descobrir que o Outlook é lento ou não responde. Ao trabalhar offline, pode evitar estes problemas e continuar a trabalhar sem interrupção.
Em geral, alterar a configuração do Outlook para trabalhar offline pode ser uma ferramenta útil para novos proprietários de empresas que queiram conservar a vida útil da bateria, melhorar a produtividade, ou evitar problemas de conectividade. É fácil ajustar a configuração e voltar a trabalhar em linha quando se estiver pronto.
Para alterar o seu estado online no Outlook, pode seguir estes passos:
1. Abra o Outlook e inicie sessão na sua conta.
2. Clique no separador “Ficheiro” no canto superior esquerdo do ecrã.
3. Seleccione “Opções” no menu pendente.
4. na janela “Opções Outlook”, clicar em “Contactos” no menu do lado esquerdo.
5. Desça até à secção “Estado online e fotografias”.
6. Aqui, pode escolher mostrar o seu estado online como “Disponível”, “Ocupado”, “Longe”, ou “Não incomodar”.
7. Uma vez seleccionado o seu estado online desejado, clique em “OK” para guardar as alterações.
O seu estado online será agora actualizado no Outlook, e os seus contactos poderão ver se está disponível para conversar ou não. É importante manter o seu estado online actualizado, especialmente se estiver a trabalhar remotamente ou a colaborar com outros. Desta forma, os seus colegas saberão quando é uma boa altura para o contactar e quando poderá estar ocupado ou indisponível.