Como empregador, é da sua responsabilidade fornecer aos seus empregados um formulário W-2 todos os anos. Um formulário W-2 é um documento fiscal que reporta os salários pagos aos seus empregados, bem como os impostos retidos sobre esses salários. É importante fornecer este formulário aos seus empregados para que estes possam apresentar os seus impostos com exactidão e dentro do prazo. Eis como fazer um W-2 para dar aos seus empregados:
Antes de poder criar um formulário W-2, precisa de recolher toda a informação necessária. Isto inclui o nome completo do empregado, endereço e número de Segurança Social, bem como o total de salários ganhos e impostos retidos durante o ano.
Pode descarregar um formulário W-2 a partir do website do IRS ou comprar formulários pré-impressos numa loja de material de escritório. Certifique-se de que tem o formulário correcto para o ano em que está a relatar.
Etapa 3: Preencha o formulário W-2
O formulário W-2 tem várias caixas que precisa de preencher. Aqui está o que precisa de incluir:
Caixa 1: Salários, gorjetas e outras compensações
Caixa 2: Imposto federal sobre o rendimento retido
Caixa 3: Salários da Segurança Social
Caixa 4: Imposto da Segurança Social retido
Caixa 5: Salários e gorjetas da Segurança Social
Caixa 6: Imposto de Medicare retido
Caixa 15: Número de identificação do Estado e do empregador
Certifique-se de que verifica duas vezes toda a informação introduzida para garantir a exactidão.
Passo 4: Distribuir os formulários W-2
Uma vez preenchidos os formulários W-2, é necessário distribuí-los aos seus empregados. O prazo para a distribuição dos formulários W-2 é 31 de Janeiro do ano seguinte. Deverá também enviar uma cópia do formulário W-2 à Administração da Segurança Social e à agência estatal apropriada.
Em conclusão, criar um formulário W-2 para os seus empregados pode parecer assustador, mas é uma parte necessária de ser um empregador. Ao seguir estes passos, pode assegurar-se de que fornece aos seus empregados documentos fiscais exactos e atempados.
Não, como empregador, não pode criar os seus próprios formulários W-2. O formulário W-2 é um documento padronizado que reporta o montante total de salários ganhos por um empregado, bem como o montante de impostos federais, estaduais e locais retidos dos seus salários durante o ano fiscal. O Internal Revenue Service (IRS) exige que todos os empregadores forneçam formulários W-2 aos seus empregados até 31 de Janeiro de cada ano.
Para assegurar a exactidão e o cumprimento dos regulamentos do IRS, os formulários W-2 devem ser gerados utilizando software aprovado pelo IRS ou obtidos de um fornecedor de formulários fiscais respeitável. Os empregadores devem assegurar que a informação no formulário W-2 é exacta e corresponde à informação reportada nas declarações fiscais trimestrais, tais como o formulário 941. O não fornecimento de formulários W-2 exactos e atempados aos funcionários pode resultar em penalidades e multas por parte do IRS.
Por conseguinte, recomenda-se que os empregadores utilizem um serviço fiável de folha de pagamentos ou contratem um contabilista público certificado (CPA) para gerir a sua folha de pagamentos e as declarações fiscais para assegurar o cumprimento dos regulamentos do IRS.
Sim, como empregador, pode entregar aos seus empregados os seus formulários W-2. Na verdade, é sua obrigação legal como empregador fornecer a cada um dos seus empregados um formulário W-2 até 31 de Janeiro de cada ano. O formulário W-2 contém informações importantes sobre o rendimento tributável do empregado, retenções na fonte, e outros detalhes que são utilizados para calcular os seus impostos federais e estaduais sobre o rendimento.
Para além da entrega dos formulários W-2, pode também fornecê-los electronicamente, desde que obtenha o consentimento do empregado para os receber desta forma. Existem directrizes e requisitos específicos que devem ser seguidos ao fornecer formulários W-2 electrónicos, pelo que se recomenda que consulte um profissional de impostos ou o IRS para garantir o cumprimento.
É importante notar que se um empregado não receber o seu formulário W-2 dentro do prazo, deve contactar imediatamente o seu empregador para solicitar uma cópia ou para resolver quaisquer questões. Os empregadores que não forneçam os formulários W-2 a tempo ou forneçam informações inexactas podem enfrentar penalidades e multas por parte da Receita Federal.
Sim, o Formulário W-2 pode ser emitido aos empregados electronicamente, mas existem certos requisitos que os empregadores devem cumprir para cumprirem os regulamentos estabelecidos pelo Serviço de Finanças (IRS). De acordo com o IRS, os empregadores podem fornecer aos empregados cópias electrónicas dos seus formulários W-2 se forem cumpridas as seguintes condições:
1. o empregado deve dar o seu consentimento para receber o formulário W-2 electronicamente. Os empregadores devem informar os empregados do seu direito de receber uma cópia em papel e fornecer instruções sobre como receber uma cópia electrónica.
2. A cópia electrónica deve estar num formato que o empregado possa aceder e ler, tal como um ficheiro PDF ou outro ficheiro descarregável.
3. o empregador deve notificar o empregado quando o formulário W-2 estiver disponível para visualização e fornecer ao empregado o URL ou website onde este possa aceder ao formulário.
4. o empregador deve manter um registo do consentimento de cada empregado para receber o seu formulário W-2 electronicamente e disponibilizá-lo mediante pedido.
5. O empregador deve garantir a segurança do formulário W-2 electrónico e proteger as informações pessoais do empregado contra o acesso não autorizado.
É importante notar que os regulamentos estatais também se podem aplicar, e os empregadores devem verificar com o seu departamento laboral estatal para assegurar o cumprimento. Os empregadores que não cumprirem os regulamentos podem ser sujeitos a sanções e multas.