Apesar da proliferação de correio electrónico e outros métodos de comunicação digital, o fax continua a ser um instrumento crítico de negócios. Embora os aparelhos de fax possam ser menos comuns do que eram em tempos, muitas empresas ainda dependem deles para documentos importantes como contratos, documentação legal, e registos médicos. Mas o que se faz quando é necessário enviar um fax e a linha está ocupada? Aqui estão algumas dicas para o ajudar a fazer passar o seu fax.
A solução mais óbvia é simplesmente esperar e tentar novamente mais tarde. Se o destinatário estiver a receber um grande volume de faxes, pode ser apenas uma questão de tempo. Espere alguns minutos e tente de novo. Se ainda estiver a ter problemas, considere telefonar ao destinatário para lhe dizer que está a tentar enviar um fax importante e perguntar se eles podem limpar a linha por si.
Outra opção é usar um serviço de fax online. Estes serviços permitem-lhe enviar e receber faxes sem a necessidade de um aparelho de fax físico. Em vez disso, basta carregar o seu documento para o serviço e este é enviado como um fax. A maioria dos serviços de fax em linha tem vários canais, portanto, se um estiver ocupado, o seu fax será transmitido através de outro canal. Isto aumenta consideravelmente as suas hipóteses de fazer passar o seu fax.
Se estiver a utilizar um fax físico, poderá ser capaz de ajustar as definições para melhorar as suas hipóteses de passar. Uma opção é diminuir a velocidade de transmissão do seu telecopiador. Isto irá diminuir a velocidade de transmissão do seu fax, o que pode reduzir os erros e aumentar as suas hipóteses de sucesso. Outra opção é ajustar a resolução do seu fax. Os faxes de menor resolução são mais rápidos de transmitir e podem ter mais probabilidades de passar por uma linha ocupada.
Se envia e recebe faxes frequentemente, pode valer a pena investir numa linha dedicada de fax. Isto assegura que a sua máquina de fax não está a competir com outros dispositivos na mesma linha telefónica, o que pode causar sinais de ocupado e outros problemas. Uma linha de fax dedicada é também menos susceptível de sofrer interferências de outros dispositivos, o que pode causar erros e reduzir a qualidade do seu fax.
Em conclusão, fazer passar o seu fax por uma linha ocupada pode ser frustrante, mas há várias estratégias que pode utilizar para melhorar as suas hipóteses de sucesso. Quer tente novamente mais tarde, utilize um serviço de fax online, ajuste as definições do seu fax, ou invista numa linha de fax dedicada, existem soluções para o ajudar a obter os seus documentos importantes para onde eles precisam de ir.