O dinheiro é um aspecto essencial de qualquer negócio. É necessário manter um registo das entradas e saídas de dinheiro, e assegurar reservas de dinheiro adequadas para despesas operacionais. Mas quando se trata de gerir dinheiro, existem dois termos que são frequentemente utilizados de forma intercambiável: dinheiro em caixa e dinheiro em caixa. Embora ambos se refiram a numerário detido por uma empresa, têm diferenças distintas. Neste artigo, vamos explorar a distinção entre dinheiro vivo e dinheiro em caixa.
O pequeno dinheiro em caixa refere-se a uma pequena soma de dinheiro que é mantida à disposição para despesas menores, tais como material de escritório, porte e outras despesas acessórias. O dinheiro vivo é geralmente gerido por um empregado designado, conhecido como o pequeno depositário do dinheiro vivo. O depositário é responsável por manter um registo das transacções de pequeno montante em numerário, manter recibos, e assegurar que o fundo de pequeno montante em numerário é reabastecido quando necessário. A quantidade de dinheiro vivo varia normalmente de empresa para empresa, mas é geralmente uma pequena quantia que é facilmente acessível.
Por outro lado, dinheiro em caixa refere-se ao montante total de dinheiro em caixa que uma empresa tem disponível em qualquer altura. Isto inclui todas as reservas de dinheiro, incluindo o pequeno numerário, depósitos bancários e outros equivalentes de dinheiro. Dinheiro em caixa é um termo mais abrangente que engloba todos os recursos de caixa disponíveis para uma empresa, e é normalmente gerido pelo departamento financeiro.
Embora o pequeno numerário e o dinheiro em caixa sirvam objectivos diferentes, é importante gerir ambos de forma eficaz. Uma gestão adequada da mesquinhez de caixa assegura que as despesas menores são cobertas sem necessidade de aprovação formal ou procedimentos de reembolso pesados. A gestão de dinheiro em caixa assegura que uma empresa tenha reservas adequadas para cobrir despesas operacionais e eventos inesperados.
Em conclusão, a compreensão da distinção entre dinheiro líquido e dinheiro em caixa é crucial para uma gestão eficaz da tesouraria. O dinheiro em caixa é uma pequena soma de dinheiro que é mantida à disposição para despesas menores, enquanto que o dinheiro em caixa se refere ao montante total de dinheiro disponível para uma empresa em qualquer altura. Ambas as formas de numerário devem ser geridas eficazmente para assegurar que uma empresa tenha reservas de numerário adequadas às suas necessidades operacionais.
O dinheiro em caixa refere-se à moeda física ou moedas que uma pessoa ou empresa tem prontamente disponível para utilização imediata. Isto inclui qualquer dinheiro que seja guardado numa carteira, caixa registadora, ou cofre. Pode também incluir fundos que são mantidos numa conta corrente que podem ser levantados como dinheiro ou transferidos para outra conta. O dinheiro em caixa é tipicamente utilizado para pequenas transacções, emergências, ou como uma reserva para despesas imprevistas. É importante manter um registo do dinheiro em caixa, pois é uma componente crucial do fluxo de caixa de uma pessoa ou empresa e da sua saúde financeira.
Os dois tipos de dinheiro líquido são o sistema de impressão e o sistema não-impressor.
O sistema de impressão é o tipo mais comum de pequeno dinheiro líquido em que um montante fixo é estabelecido no início de um período, normalmente um mês, e esse montante é reabastecido no final do período até ao montante original. Este sistema assegura que o pequeno saldo de caixa permanece constante e é adequado para empresas que fazem frequentemente pequenas compras.
Em contraste, o sistema não-impressor é uma abordagem mais flexível onde não existe um montante fixo, e o saldo de caixa pequeno é simplesmente complementado quando necessário. Este sistema pode ser mais apropriado para empresas que não têm um volume consistente de pequenas compras, ou onde é difícil prever a quantidade exacta de pequenas quantias de dinheiro que serão necessárias.
Ambos os sistemas têm as suas vantagens e desvantagens, e a escolha do sistema a utilizar dependerá das necessidades específicas da empresa e do volume e frequência das pequenas transacções em numerário.
O outro nome para o dinheiro vivo é “imprest cash”. Imprest cash refere-se a uma pequena quantia de dinheiro que é reservada para despesas menores que ocorrem no decurso da gestão de uma empresa ou organização. Este fundo de caixa é utilizado para cobrir pequenas despesas, tais como material de escritório, porte e outras despesas menores que não são suficientemente significativas para serem pagas por cheque ou transferência electrónica. O sistema de fundos de tesouraria é concebido para assegurar que o fundo de tesouraria seja sempre de um montante fixo, que é reabastecido periodicamente à medida que as despesas são incorridas. A pessoa responsável pela gestão do fundo de caixa é geralmente referida como o depositário ou caixa do fundo de caixa.
A mesquinhez é uma pequena quantia de dinheiro mantida à mão por uma empresa ou organização com o objectivo de fazer pequenas compras ou reembolsar os empregados por pequenas despesas. O termo “mesquinho” em dinheiro vivo refere-se ao facto de a quantidade de dinheiro envolvido ser relativamente pequena ou insignificante em comparação com as somas maiores de dinheiro que uma empresa pode manusear diariamente. A mesquinhez em dinheiro é normalmente utilizada para despesas como material de escritório, porte e pequenas reparações, e é gerida por um empregado designado ou departamento dentro da empresa. A utilização de dinheiro de pequeno montante ajuda a simplificar o processo de gestão de pequenas despesas, e pode também ajudar a reduzir a carga administrativa associada ao processamento de pequenos pedidos de reembolso.
A mesquinhez é uma pequena quantia de dinheiro que é mantida à disposição para cobrir despesas menores, tais como material de escritório, portes de correio e pequenas compras. A quantidade de dinheiro vivo que deve estar disponível varia dependendo das necessidades da organização e da frequência das pequenas despesas de dinheiro vivo.
Geralmente, a quantidade de dinheiro em caixa deve ser suficiente para cobrir pequenas despesas durante um período de uma a duas semanas. Uma quantia comum para dinheiro vivo é de $100 a $200, mas isto pode variar dependendo do tamanho da organização e dos tipos de despesas que são tipicamente pagas com dinheiro vivo.
É importante manter registos precisos de todas as pequenas transacções em dinheiro, incluindo recibos e o objectivo da despesa. O dinheiro em espécie deve ser mantido num local seguro e só deve ser acedido por pessoal autorizado. Deverão ser realizadas auditorias regulares para assegurar que o saldo da mesquinhez de caixa é exacto e que todas as despesas são devidamente documentadas.