A gestão do inventário pode ser uma tarefa enfadonha e demorada, especialmente quando se tenta controlar manualmente os níveis de stock. Felizmente, o Microsoft Excel oferece uma solução simples para este problema. Ao definir um alerta de inventário baixo em Excel, pode assegurar-se de que está sempre ciente de quando os níveis de stock estão a esgotar-se, permitindo-lhe tomar medidas imediatas para reabastecer os itens antes que estes se esgotem. Neste artigo, vamos rever os passos necessários para definir um alerta de inventário baixo em Excel.
Passo 1: Criar uma tabela de itens de inventário
O primeiro passo para definir um alerta de inventário baixo é criar uma tabela de todos os itens de inventário que deseja rastrear. Esta tabela deve incluir colunas para o nome do item, número do item, nível de stock actual, e o nível de stock mínimo. O nível mínimo de stock é o ponto em que pretende que o alerta de inventário baixo seja accionado. Por exemplo, se quiser ser alertado quando só tem cinco unidades de um determinado item, introduziria “5” na coluna do nível mínimo de stock.
Etapa 2: Definir o alerta de inventário baixo
Uma vez configurada a sua tabela de inventário, pode definir o alerta de inventário baixo. Para o fazer, vá ao separador “Formatação Condicional” no Excel e seleccione “Nova Regra”. A partir daí, escolha “Formatar apenas células que contenham” e defina a regra para activar quando o valor da célula for inferior ou igual ao nível mínimo de stock. Pode então escolher a formatação que pretende aplicar às células que satisfazem este critério. Por exemplo, pode optar por destacar as células a vermelho para que se destaquem.
Passo 3: Definir o alerta
Agora que tem o seu alerta de inventário baixo definido, precisa de definir o alerta real. Isto pode ser feito utilizando a funcionalidade “Data Validation” do Excel. Em primeiro lugar, seleccione as células que pretende activar o alerta quando cumprem os critérios de inventário reduzido. Depois, vá para o separador “Data” e seleccione “Data Validation” (Validação de dados). A partir daí, escolher “Personalizado” e introduzir a seguinte fórmula: =IF(B2<=C2, "LOW STOCK"","). Esta fórmula desencadeará a mensagem "LOW STOCK" nas células seleccionadas quando o nível de stock actual do item for igual ou inferior ao nível de stock mínimo.
Passo 4: Personalizar a mensagem de alerta
Finalmente, é possível personalizar a mensagem que aparece quando o alerta de inventário baixo é accionado. Para o fazer, seleccionar as células que exibem a mensagem “LOW STOCK” e ir para o separador “Formatação Condicional”. A partir daí, seleccione “Gerir Regras” e escolha a regra que criou no passo 2. Clique em “Editar Regra” e depois em “Formatar”. Na caixa de diálogo “Formatar Células”, vá para o separador “Font” e introduza a mensagem que pretende que apareça no campo “Font Style”. Também pode optar por adicionar formatação adicional, como texto a negrito ou itálico, para que a mensagem se destaque.
Em conclusão, definir um alerta de inventário baixo em Excel é uma forma simples e eficaz de se manter no topo da sua gestão de inventário. Seguindo os passos descritos acima, pode assegurar-se de que está sempre ciente de quando os níveis de stock estão a diminuir, o que lhe permite tomar medidas imediatas para evitar rupturas de stock e manter o seu negócio a funcionar sem problemas.