O Outlook é uma ferramenta poderosa que pode ser usada para mais do que apenas gerir e-mails. Também pode ser utilizado para agendar projectos e manter o controlo dos prazos. Aqui estão algumas dicas para utilizar o Outlook para agendamento de projectos:
1. criar um novo calendário: Para manter o seu calendário de projectos separado do seu calendário pessoal, crie um novo calendário especificamente para o seu projecto. Para o fazer, vá ao separador “Calendário” e clique em “Abrir Calendário”. Depois seleccione “Criar Novo Calendário em Branco” e dê-lhe o nome do seu projecto.
2. Adicione tarefas ao seu calendário: Depois de ter criado o calendário do seu projecto, comece a adicionar tarefas ao mesmo. Para adicionar uma tarefa, basta clicar na data e hora em que deseja que ela comece e digitar o nome da tarefa. Pode também adicionar notas ou anexos a cada tarefa, clicando na tarefa e seleccionando “Editar”.
3. definir lembretes: Para garantir que não falham quaisquer prazos, defina lembretes para cada tarefa. Para o fazer, clique na tarefa e seleccione “Definir lembrete”. Escolha a data e a hora que deseja ser lembrado e seleccione como deseja ser lembrado (por exemplo, e-mail ou lembrete pop-up).
4. partilhe o seu calendário: Se estiver a trabalhar num projecto com uma equipa, pode partilhar o seu calendário de projecto com eles para que se possam manter actualizados sobre o calendário do projecto. Para partilhar o seu calendário, vá para o separador “Calendário” e seleccione “Share Calendar”. Escolha o calendário que deseja partilhar e introduza os endereços de correio electrónico das pessoas com quem deseja partilhá-lo.
5. Use o código de cores: Para facilitar a visualização de que tarefas estão relacionadas entre si ou que tarefas são mais urgentes, utilize o código de cores. Para o fazer, clique com o botão direito do rato sobre a tarefa e seleccione “Categorizar”. Escolha a cor que pretende atribuir à tarefa e ela aparecerá no seu calendário nessa cor.
Utilizando estas dicas, pode transformar o Outlook numa poderosa ferramenta de agendamento de projectos. Com a capacidade de adicionar tarefas, definir lembretes, partilhar calendários, e utilizar códigos de cores, pode manter o seu projecto no bom caminho e assegurar que os prazos são cumpridos.