O Outlook é uma das ferramentas de gestão de e-mail e calendário mais populares utilizadas por milhões de pessoas em todo o mundo. É um poderoso software que ajuda os utilizadores a organizar os seus horários de trabalho e pessoais, definir lembretes, e comunicar com colegas, amigos, e família. Uma das suas características é a capacidade de agendar reuniões e compromissos, que pode ser enviada como um pedido de reunião aos participantes. No entanto, por vezes, os utilizadores podem precisar de lembrar um pedido de reunião devido a várias razões, tais como uma alteração na agenda, informação incorrecta, ou um erro na marcação. Neste artigo, discutiremos a forma de retirar um pedido de reunião no Outlook.
Relembrar um pedido de reunião no Outlook é um processo simples. Primeiro, abrir a vista do calendário em Outlook e encontrar o pedido de reunião que precisa de ser chamado de volta. Faça duplo clique sobre a solicitação de reunião para a abrir. Na janela de pedido de reunião, clicar no separador “Acções”, que pode ser encontrado no canto superior esquerdo da janela. Depois, clicar na opção “Recordar esta mensagem”. Aparecerá uma caixa de diálogo, dando-lhe a opção de chamar de volta o pedido de reunião ou chamar de volta o pedido de reunião e enviar um novo pedido.
Se optar por chamar de volta o pedido de reunião, será enviada uma notificação a todos os participantes informando-os de que a reunião foi cancelada. Contudo, se algum participante já tiver aceite o pedido de reunião, receberá uma mensagem de correio electrónico separada, notificando-o de que a reunião foi cancelada. Se optar por retirar o pedido de reunião e enviar um novo, será enviado um novo pedido de reunião a todos os participantes com informações actualizadas ou detalhes corrigidos.
É importante notar que a capacidade de recolha de um pedido de reunião depende de vários factores tais como o sistema de correio electrónico utilizado pelo destinatário, se o destinatário leu o pedido de reunião, e se o destinatário aceitou o pedido de reunião. Por conseguinte, nem sempre é garantido que o pedido de convocação seja bem sucedido. Em tais casos, é aconselhável comunicar directamente com os participantes e informá-los das alterações.
Em conclusão, o Outlook é uma ferramenta poderosa que pode ajudar os utilizadores a gerir os seus horários e a comunicar com outros de forma eficaz. Recordar um pedido de reunião é um processo simples que pode ser feito com apenas alguns cliques. No entanto, é importante ter em mente que o sucesso da chamada depende de vários factores, e nem sempre é garantido. Por conseguinte, é aconselhável comunicar directamente com os participantes para garantir que todas as mudanças são compreendidas e aceites.
É possível, em certos casos, chamar um convite para uma reunião no Outlook sem enviar uma actualização. No entanto, é importante notar que a capacidade de chamar um convite para reunião depende das configurações de correio electrónico do destinatário, e se este já aceitou ou não o convite para reunião.
Para retirar um convite para reunião no Outlook sem enviar uma actualização, siga os passos abaixo:
1. Abra o seu calendário do Outlook, e encontre o convite de reunião que deseja retirar.
2. Faça duplo clique no convite de reunião para o abrir.
3. clique no botão “Acções” na barra de ferramentas, e seleccione “Recordar esta mensagem” no menu pendente.
4. na caixa de diálogo “Chamar esta mensagem”, seleccione a opção “Eliminar cópias não lidas desta mensagem” se quiser chamar a convocação de reunião por completo. Se seleccionar “Eliminar cópias não lidas e substituir por uma nova mensagem”, o Outlook enviará um novo convite de reunião com informação actualizada.
5. Clique em “OK” para chamar a convocação de reunião.
É importante lembrar que se algum dos destinatários da reunião já tiver aceite o convite de reunião, não poderá retirar o convite de reunião sem enviar uma actualização. Neste caso, terá de enviar um e-mail separado para informar o destinatário de quaisquer alterações à reunião. Além disso, se não for o organizador da reunião, não terá a opção de retirar a convocatória da reunião.
Para recordar uma reunião do calendário, siga estes passos:
1. Abra o seu calendário do Outlook e encontre a reunião que deseja convocar.
2. Faça duplo clique na reunião para a abrir.
3. clique no botão “Opções de Resposta” no separador “Reunião” na fita.
4. seleccione “Recordar esta reunião” no menu suspenso.
5. Escolha se pretende apagar a reunião ou substituí-la por uma nova.
6. Seleccione a opção “Apagar Reunião” se pretender apagar a reunião por completo.
7. Seleccione a opção “Delete Meeting and Send a Cancellation to Attendees” se desejar apagar a reunião e notificar os participantes que a mesma foi cancelada.
8. Seleccione a opção “Eliminar Reunião e Enviar uma Substituição com Detalhes Actualizados” se pretender eliminar a reunião e enviar uma nova reunião com informação actualizada.
Note que só poderá recordar uma reunião se esta ainda estiver no seu calendário e se os participantes ainda não tiverem respondido. Se a reunião já teve lugar ou se os participantes já responderam, não poderá recordá-la.
Se enviou um convite por e-mail que deseja retirar, há algumas medidas que pode tomar para minimizar qualquer potencial impacto negativo. O processo exacto pode variar ligeiramente dependendo do serviço de correio electrónico que utiliza, mas as seguintes etapas gerais devem aplicar-se à maioria das plataformas:
1. Abra a sua conta de correio electrónico e localize a mensagem enviada que contém o convite que deseja retractar.
2. Abra a mensagem e procure uma opção para “retirar” ou “anular” o envio da mensagem. Esta opção pode ser localizada no mesmo menu que as opções “responder” ou “reencaminhar”.
3. se a opção “recall” ou “unsend” não estiver disponível, poderá ser possível apagar manualmente a mensagem da caixa de entrada do destinatário. Para tal, terá de contactar o destinatário e solicitar que este apague a mensagem sem a abrir. Isto poderá não ser possível se o destinatário já tiver aberto a mensagem e visualizado o seu conteúdo.
4. se o convite for urgente ou sensível ao tempo, poderá querer acompanhar o destinatário via telefone ou outro método de comunicação para assegurar que este esteja ciente de quaisquer alterações ou actualizações ao convite.
Em geral, é importante ser proactivo e transparente ao retirar um convite por correio electrónico. Se não conseguir retirar ou apagar a mensagem, certifique-se de comunicar claramente com o destinatário para evitar qualquer confusão ou mal-entendidos.