O Excel é uma ferramenta poderosa para organizar e analisar dados, mas pode ser avassalador para navegar em todas as suas características. Uma tarefa comum que muitas pessoas precisam de fazer no Excel é a alfabetização alfabética de uma lista de apelidos. Quer esteja a trabalhar com uma lista de empregados, clientes, ou qualquer outro grupo de pessoas, a alfabetização por último nome pode facilitar a procura de entradas específicas e a análise dos seus dados. Neste guia, vamos guiá-lo através dos passos para alfabetizar os sobrenomes em Excel.
Primeiro, abra a sua folha de cálculo Excel e seleccione toda a coluna de sobrenomes que pretende alfabetizar. Pode fazer isto clicando na letra no topo da coluna. Se os seus dados tiverem cabeçalhos, certifique-se de os incluir na sua selecção.
A seguir, vá ao separador “Dados” no menu superior e seleccione “Ordenar”. Isto irá abrir a caixa de diálogo “Ordenar”. Na caixa de diálogo, certifique-se de que o menu suspenso “Ordenar por” está definido para a coluna que contém os seus apelidos. Se o Excel tiver identificado correctamente os seus dados como uma tabela, o nome da coluna já deve estar seleccionado.
Em “Ordem”, seleccione “A a Z” se quiser ordenar os nomes por ordem ascendente (A, B, C, etc.). Se quiser ordená-los por ordem decrescente (Z, Y, X, etc.), seleccione “Z a A”. Também pode optar por ordenar por outras colunas nos seus dados, tais como nome ou data de nascimento, adicionando níveis adicionais ao processo de ordenação.
Depois de ter seleccionado as suas opções de ordenação, clique “OK” para aplicar a ordenação aos seus dados. O Excel reorganizará a sua lista de apelidos por ordem alfabética com base nos critérios que escolheu.
Finalmente, verifique novamente se os seus dados foram ordenados correctamente. Percorra a coluna para se certificar de que todos os sobrenomes estão na ordem correcta. Se notar algum erro, pode sempre desfazer a ordenação e tentar novamente com diferentes opções de ordenação.
A alfabetização dos apelidos em Excel é um processo simples que pode poupar-lhe tempo e tornar os seus dados mais fáceis de trabalhar. Ao seguir estes passos, pode organizar rapidamente a sua lista de nomes e concentrar-se na análise dos conhecimentos que os seus dados lhe proporcionam.
Para ordenar os apelidos no Excel, precisa de seguir estes passos:
1. Abra a sua folha de trabalho Excel e seleccione a coluna que contém os sobrenomes que pretende ordenar.
2. Clique no botão “Ordenar & Filtrar” localizado na secção “Editar” do separador Home.
3. do menu pendente, seleccione “Ordenar A a Z” ou “Ordenar Z a A”, dependendo se pretende ordenar os apelidos por ordem ascendente ou descendente.
4. se os seus dados têm cabeçalhos, certifique-se de verificar a caixa “Os meus dados têm cabeçalhos” para garantir que a linha do cabeçalho não está incluída na ordenação.
5. Clique em “OK” para aplicar a ordenação.
6. O Excel pode pedir-lhe que expanda a selecção para incluir células adjacentes no caso de existirem quaisquer células vazias na coluna. Escolha a opção que melhor se adequa aos seus dados e clique novamente em “OK”.
7. Os seus apelidos devem agora ser ordenados na ordem que seleccionou.
Para alfabetizar o primeiro e último nome na mesma célula do Excel, pode utilizar os seguintes passos:
1. Comece por seleccionar a coluna onde se encontram os nomes.
2. Clique no separador “Data”, e depois clique no botão “Text to Columns”.
3. no “Convert Text to Columns Wizard”, seleccionar “Delimited” e clicar em “Next”.
4. marque a caixa ao lado de “Espaço” e desmarque todas as outras caixas na secção “Delimitadores”. Clicar em “Seguinte”.
5. na secção “Column data format”, seleccionar “General” e clicar em “Finish”.
6. Agora, terá colunas separadas para o primeiro nome e apelido.
7. Ir para a coluna onde pretende combinar o primeiro e último nome, e digitar a seguinte fórmula: =CONCATENATE(B2, “, “, A2)
Nota: B2 é a célula que contém o último nome, e A2 é a célula que contém o primeiro nome. Certifique-se de ajustar as referências das células para corresponderem aos seus dados.
8. Prima “Enter” para ver o nome combinado na célula.
9. Repita a fórmula para todas as células que contenham o primeiro e último nome.
10. Finalmente, seleccionar a coluna onde se encontram os nomes combinados, e clicar no botão “Ordenar de A a Z” no separador “Dados” para alfabetizar os nomes.
Para ordenar pelo apelido e manter as linhas juntas no Excel, siga estes passos:
1. seleccione o intervalo de dados que pretende ordenar.
2. Clique no separador “Dados” na fita na parte superior da janela do Excel.
3. Clique no botão “Ordenar” na secção “Ordenar & Filtrar” da fita.
4. na caixa de diálogo “Ordenar”, clicar no menu pendente “Ordenar por” e seleccionar a coluna que contém os últimos nomes.
5. no menu pendente “Ordenar”, seleccionar “A a Z” se quiser que os apelidos sejam ordenados por ordem ascendente, ou “Z a A” se quiser que os mesmos sejam ordenados por ordem descendente.
6. Clique no botão “Adicionar nível” para adicionar outro nível de ordenação.
7. no novo nível de ordenação, seleccione a coluna que contém os primeiros nomes.
8. no menu pendente “Ordem”, seleccione “A a Z” se quiser que os primeiros nomes sejam ordenados por ordem ascendente, ou “Z a A” se quiser que eles sejam ordenados por ordem descendente.
9. Clique no botão “OK” para aplicar a ordenação.
Isto ordenará os dados por último nome primeiro, e depois por primeiro nome se houver várias pessoas com o mesmo sobrenome. As filas ficarão juntas, pelo que não terá quaisquer dados que se separem do resto da sua fila.