QuickBooks é uma ferramenta essencial para as pequenas e médias empresas gerirem e simplificarem as suas operações financeiras. Uma das características do QuickBooks é a capacidade de criar estimativas e facturas para os clientes. As estimativas são utilizadas para fornecer aos clientes uma ideia do custo de um trabalho, enquanto as facturas são utilizadas para solicitar o pagamento de um trabalho concluído. Converter uma estimativa numa factura é um processo simples que pode poupar tempo e esforço ao facturar os seus clientes.
O primeiro passo na conversão de um orçamento em factura é criar o orçamento no QuickBooks. Para criar um orçamento, clique no menu “Clientes” e seleccione “Criar Orçamentos”. Introduza os detalhes do trabalho, incluindo o nome do cliente, a data do orçamento, e uma descrição do trabalho a ser feito. Pode também adicionar itens do seu inventário ou serviços ao orçamento para fornecer uma repartição detalhada dos custos.
Depois de ter criado o orçamento, guarde-o no QuickBooks. Poderá então enviar o orçamento ao cliente para aprovação. Quando o cliente aprova o orçamento, pode convertê-lo numa factura.
Para converter o orçamento numa factura, abra o orçamento no QuickBooks e clique no botão “Criar Factura”. QuickBooks irá preencher automaticamente a factura com os detalhes do orçamento, incluindo o nome do cliente, a data do orçamento, e a descrição do trabalho a ser feito. Poderá então adicionar quaisquer detalhes adicionais, tais como condições de pagamento ou descontos, e guardar a factura.
Uma vez criada a factura, pode enviá-la ao cliente para pagamento. QuickBooks permite-lhe enviar a factura por correio electrónico directamente a partir do software, ou pode imprimi-la e enviá-la por correio. O cliente pode então pagar a factura online utilizando um cartão de crédito ou outro método de pagamento.
Converter estimativas em facturas no QuickBooks é um processo simples e eficiente que pode poupar-lhe tempo e ajudá-lo a gerir as suas finanças de forma mais eficaz. Ao utilizar QuickBooks para criar estimativas e facturas, pode racionalizar o seu processo de facturação e garantir que está a ser pago pelo seu trabalho de forma atempada.
A facturação do progresso é um método de facturação utilizado pelas empresas para facturar aos clientes o trabalho que é completado em fases ou fases. Este método é particularmente útil para projectos que se espera que demorem um tempo significativo a concluir. Ao utilizar a facturação do progresso, as empresas podem obter pagamentos parciais à medida que o projecto avança, o que pode ajudá-las a manter o fluxo de caixa e fornecer uma imagem mais precisa das suas receitas.
Para converter uma estimativa numa factura utilizando a facturação do progresso, devem ser tomadas as seguintes medidas:
1. criar uma estimativa: O primeiro passo é criar uma estimativa para o trabalho que precisa de ser feito. A estimativa deve incluir todos os detalhes do trabalho, tais como o âmbito do projecto, o cronograma, e os custos envolvidos.
2. Elaborar a facturação do progresso: Uma vez o orçamento aprovado pelo cliente, o passo seguinte é estabelecer a facturação do progresso. Isto implica dividir o projecto em fases ou marcos e determinar a percentagem do custo total que será facturado para cada fase.
3. criar a primeira factura: A primeira factura deve ser criada uma vez concluída a primeira fase do projecto. A factura deve incluir os detalhes do trabalho concluído, a percentagem do custo total que está a ser facturado, e o montante total devido.
4. repetir o processo: O processo de criação de facturas deve ser repetido para cada fase do projecto. Cada factura deve incluir os detalhes do trabalho concluído, a percentagem do custo total que está a ser facturado, e o montante total devido.
5. Factura final: Uma vez concluído o projecto, deve ser criada uma factura final para facturar o cliente por qualquer montante pendente. Esta factura deve incluir todos os detalhes do trabalho concluído, o custo total do projecto, e o montante que já foi facturado.
Em resumo, a conversão de um orçamento em factura utilizando a facturação do progresso envolve a divisão do projecto em fases, a criação de facturas para cada fase, e a facturação do cliente pelo montante pendente uma vez concluído o projecto. Este método fornece às empresas uma imagem mais precisa das suas receitas e ajuda a manter o fluxo de caixa ao longo de todo o projecto.
No QuickBooks Online, pode facilmente ligar um orçamento a uma factura utilizando os seguintes passos:
1. Abra QuickBooks Online e vá para o menu de Vendas.
2. Seleccione o separador Orçamentos e encontre o orçamento que pretende ligar a uma factura.
3. Clique no orçamento para o abrir.
4. no canto superior direito, clique no botão Criar factura.
5. Uma nova factura será aberta com a informação do orçamento pré-preenchido.
6. Rever a informação e fazer quaisquer alterações necessárias.
7. Clique em Guardar e Fechar para guardar a nova factura.
8. O orçamento será agora ligado à factura e poderá ver o link abrindo o orçamento ou a factura.
9. Se precisar de fazer quaisquer alterações ao orçamento ou à factura, ambos os documentos serão actualizados automaticamente.
Ao ligar os seus orçamentos a facturas, poderá poupar tempo e assegurar a exactidão dos seus registos contabilísticos.