No actual ambiente empresarial de ritmo acelerado, é essencial que as organizações tenham um processo de compras racionalizado de modo a permanecerem competitivas. Um processo de compras bem definido não só assegura que a organização obtém o melhor valor pelo seu dinheiro como também ajuda a manter relações fortes com os fornecedores.
1. Identificar a Necessidade: O primeiro passo é identificar a necessidade. O departamento de compras deve trabalhar em estreita colaboração com o departamento que necessita dos bens ou serviços para garantir que todos os requisitos são cumpridos.
2. Realizar estudos de mercado: O passo seguinte é a realização de estudos de mercado. Isto implica identificar potenciais fornecedores, comparar preços, e avaliar a qualidade dos bens ou serviços.
3. Criar um Pedido de Proposta (RFP): Uma vez concluído o estudo de mercado, o departamento de compras deve criar um pedido de proposta (RFP) delineando os requisitos e especificações.
4. enviar o RFP aos potenciais fornecedores: O RFP deve ser enviado a potenciais fornecedores que satisfaçam os requisitos. Os fornecedores submeterão então as suas propostas.
5. Avaliar as propostas: O departamento de compras deve avaliar as propostas com base em critérios pré-determinados tais como preço, qualidade, prazo de entrega e fiabilidade.
6. Negociar com os fornecedores: Uma vez as propostas avaliadas, o departamento de compras deve negociar com os fornecedores para obter o melhor valor para a organização.
7. Seleccionar Fornecedor: Após as negociações, o departamento de compras deve seleccionar o fornecedor que cumpre todos os requisitos e que oferece o melhor valor para a organização.
8. Criar um Pedido de Compra: O passo final é criar uma ordem de compra que descreva os detalhes da compra incluindo o artigo ou serviço, preço, data de entrega, e condições de pagamento.
Ter um processo de compra simplificado não só ajuda a obter o melhor valor para a organização como também ajuda a manter relações fortes com os fornecedores. É essencial que o departamento de compras trabalhe em estreita colaboração com outros departamentos para assegurar que todos os requisitos são cumpridos e para conduzir uma pesquisa de mercado exaustiva para identificar potenciais fornecedores. Ao avaliar propostas e negociar com os fornecedores, o departamento de compras pode seleccionar o fornecedor que oferece o melhor valor para a organização. Uma vez seleccionado um fornecedor, a criação de um pedido de compra assegurará que todos os detalhes da compra sejam claramente definidos. Um processo de compra bem definido garantirá que a organização possa permanecer competitiva no actual ambiente empresarial de ritmo acelerado.