Na era digital actual, é fácil esquecer a importância de uma carta comercial bem formatada. Contudo, a forma como se apresenta e a sua empresa através de correspondência escrita pode ter um impacto significativo na sua imagem profissional. Um aspecto do formato adequado de carta de negócios que é frequentemente negligenciado é a ordem em que os vários componentes devem aparecer. Especificamente, o que deve aparecer em último lugar numa carta de negócios?
A resposta é simples: o fecho. O encerramento é a parte da carta em que exprime os seus cumprimentos ou oferece algum tipo de gesto de boa vontade ao destinatário. É normalmente seguida por uma vírgula e depois a sua assinatura. O fecho deve ser posicionado no canto inferior direito da carta, deixando espaço suficiente para a sua assinatura.
Existem alguns encerramentos diferentes que são normalmente utilizados em cartas comerciais. “Sinceramente” é uma escolha clássica que funciona bem na maioria das situações. “Atenciosamente” é outra opção que é um pouco mais casual, mas ainda assim apropriada para a maioria da correspondência comercial. “Obrigado” é uma boa escolha se estiver a expressar gratidão por algo, tal como uma oportunidade de se encontrar com alguém ou pelo seu tempo na leitura da sua carta.
É importante escolher um fecho que combine com o tom da sua carta e a relação que tem com o destinatário. Se estiver a escrever a um parceiro de negócios ou a alguém que nunca conheceu antes, um encerramento mais formal é apropriado. Se está a escrever a alguém com quem trabalhou durante muito tempo ou tem uma relação mais informal, um encerramento menos formal pode ser apropriado.
Para além do encerramento, existem alguns outros componentes que devem aparecer no final de uma carta comercial. Após o encerramento, deve deixar um espaço para a sua assinatura manuscrita, seguida do seu nome e título dactilografado. Se incluir quaisquer anexos ou anexos, estes devem ser listados após o seu nome e título dactilografados. Finalmente, se estiver a enviar a carta por correio postal, deve incluir o seu endereço de retorno no canto superior esquerdo do envelope.
Em conclusão, o fecho é um dos componentes mais importantes de uma carta de negócios e deve aparecer sempre em último lugar. Escolher o fecho certo e utilizar a formatação adequada pode ajudá-lo a estabelecer uma imagem profissional e a construir relações comerciais fortes.
A ordem correcta para uma carta de negócios consiste nas seguintes partes:
1. as suas informações de contacto: Inclua o seu nome completo, cargo, nome da empresa, morada, número de telefone e endereço electrónico no topo da sua carta.
2. Data: Utilize a data completa (mês, dia, ano) e coloque-a abaixo das suas informações de contacto.
3. Informações de contacto do destinatário: Inclua o nome completo do destinatário, cargo, nome da empresa, e endereço abaixo da data.
4. saudação: Usar “Caro” seguido do título e apelido do destinatário (por exemplo, “Caro Sr. Smith”).
5. Introdução: Comece a sua carta por se apresentar e declarar a finalidade da sua carta.
6. corpo: Aqui é onde fornece os detalhes da sua mensagem, incluindo quaisquer factos ou informações relevantes.
7. Conclusão: Termine a sua carta, resumindo os seus pontos principais e expressando quaisquer acções de seguimento necessárias.
8. Encerramento: Utilize um encerramento profissional como “Atenciosamente” ou “Cumprimentos”, seguido do seu nome e assinatura.
9. Notação de encerramento ou de anexo: Se estiver a incluir quaisquer documentos adicionais, indique isto no final da carta. Por exemplo, poderá escrever “Encerramento”: Resumir” ou “Anexo”: Proposta”.
10. Notação de cópia: Se estiver a enviar uma cópia da carta a outra pessoa, indique isto escrevendo “cc:” seguido do nome da pessoa que irá receber a cópia.
Numa carta formal, o fecho é o último. O encerramento é tipicamente uma frase cortês que assinala o fim da carta e deixa uma impressão positiva no leitor. Os encerramentos comuns em cartas formais incluem “Sinceramente”, “Respeitosamente”, e “Melhores cumprimentos”. Após o encerramento, é habitual deixar alguns espaços e depois digitar ou escrever a sua assinatura. Se a carta estiver a ser enviada electronicamente, é comum incluir uma assinatura digital ou simplesmente digitar o seu nome. Finalmente, é apropriado incluir quaisquer anexos ou anexos após a assinatura. Estes podem incluir documentos adicionais, tais como um currículo ou proposta comercial, que apoiem o conteúdo da carta.
Numa carta formal, a última coisa que deve ser incluída é o encerramento. O encerramento é uma forma educada de terminar a carta e sinalizar ao leitor que terminou de escrever. Os encerramentos comuns incluem “Sinceramente”, “Com os melhores cumprimentos”, “Atenciosamente”, e “Amavelmente”. Após o encerramento, deve deixar espaço suficiente para a sua assinatura e escrever o seu nome abaixo da mesma. Se estiver a enviar a carta por correio, deverá também incluir o seu endereço postal abaixo do seu nome. É importante lembrar que o fecho que escolher deve corresponder ao tom e formalidade do resto da sua carta.
A sequência correcta de um formato de carta formal é a seguinte:
1. a sua morada: Inclua o seu nome completo, morada, número de telefone e endereço de correio electrónico no topo da carta. Este deve ser alinhado com a margem esquerda.
2. Data: Abaixo da sua morada, inclua a data. Esta também deve ser alinhada com a margem esquerda.
3. Endereço do destinatário: Abaixo da data, incluir o nome, título, nome da empresa e endereço do destinatário. Isto também deve ser alinhado com a margem esquerda.
4. saudação: Comece a carta com uma saudação formal, tal como “Caro Sr./Ms. Sobrenome”. Utilize o apelido do destinatário em vez do seu primeiro nome, a menos que tenha uma relação próxima com o mesmo.
5. corpo: O corpo da carta deve ser espaçado uma vez, com espaçamento duplo entre parágrafos. Deve incluir uma introdução, a mensagem principal, e uma conclusão.
6. Encerramento: Terminar a carta com um encerramento formal, tal como “Atenciosamente”, “Respeitosamente”, ou “Melhores cumprimentos”. Isto deve ser seguido de uma vírgula.
7. Assinatura: Deixe espaço para a sua assinatura e escreva o seu nome abaixo da mesma. Se estiver a enviar uma carta em papel, assine acima do seu nome datilografado.
8. Notação de clausura: Se estiver a incluir quaisquer anexos com a carta, anote abaixo o seu nome dactilografado com “Anexo” ou “Anexos”.
9. Notação CC: Se estiver a enviar cópias da carta a outras pessoas, anote isto abaixo da notação “CC” no Anexo, seguida dos nomes dos destinatários.
É importante seguir esta sequência para garantir que a sua carta formal seja formatada correctamente e apresente uma impressão profissional.