Quando um empregado deixa uma empresa, é importante que a sua partida seja comunicada eficazmente a todas as partes relevantes. Isto inclui informar os colegas de trabalho, clientes, e potencialmente até os vendedores ou parceiros. Um aspecto chave desta comunicação é uma carta afirmando que o empregado já não trabalha lá. Esta carta deve ser profissional e concisa, mas também empática e clara.
Comece por se dirigir ao destinatário da carta. Este pode ser um cliente, um vendedor, ou qualquer outra parte que possa necessitar de ser informada da partida do funcionário. Certifique-se de utilizar o nome e título próprio do destinatário, e dirija-se respeitosamente a este. Isto irá definir o tom para o resto da carta.
Em seguida, declarar que o empregado em questão já não trabalha na empresa. Não precisa de entrar em grandes detalhes sobre o motivo da sua saída, mas pode querer fornecer uma razão se for relevante para o destinatário. Por exemplo, se o empregado era um vendedor que tinha estado a trabalhar com o destinatário, pode querer mencionar que ele passou para um emprego ou indústria diferente.
Expressar gratidão pelo tempo que o empregado passou na empresa. Mesmo que o empregado tenha sido despedido ou deixado em más condições, é importante reconhecer as contribuições que fez enquanto esteve na empresa. Isto pode ajudar a manter uma relação positiva com o beneficiário, e pode mesmo torná-los mais propensos a continuar a trabalhar com a empresa no futuro.
Encerre a carta, oferecendo qualquer informação ou assistência necessária. Por exemplo, se o destinatário precisar de ser posto em contacto com um novo ponto de contacto na empresa, forneça o seu nome e informações de contacto. Se o funcionário foi responsável por um determinado projecto ou conta, informe o destinatário sobre quem assumirá essas responsabilidades.
Em conclusão, uma carta declarando que um empregado já não trabalha numa empresa é uma importante peça de comunicação que deve ser tratada com cuidado. Ao seguir estas orientações, pode assegurar-se que a carta é profissional, empática e clara. Isto ajudará a manter relações positivas com clientes, vendedores, e outras partes, e pode mesmo ajudar a empresa a manter a sua reputação na indústria.