A gestão de tarefas é uma componente crucial do sucesso do projecto. Envolve a identificação, organização e priorização de tarefas para assegurar que sejam concluídas a tempo, dentro do orçamento, e para a satisfação das partes interessadas. Na gestão de projectos, as tarefas são normalmente divididas em cinco fases: iniciação, planeamento, execução, monitorização e controlo, e encerramento. Cada fase tem o seu próprio conjunto de tarefas que devem ser concluídas para se poder passar à fase seguinte e, por fim, alcançar o sucesso do projecto.
Iniciação: Durante a fase de iniciação, o foco está na definição do âmbito e dos objectivos do projecto, na identificação das partes interessadas, e no desenvolvimento de um plano de projecto de alto nível. As tarefas-chave durante esta fase incluem a criação de uma carta de projecto, a realização de um estudo de viabilidade, e a identificação dos riscos do projecto.
Planeamento: Na fase de planeamento, o foco desloca-se para o desenvolvimento de um plano de projecto detalhado que esboça as tarefas necessárias para alcançar os objectivos do projecto. As tarefas-chave durante esta fase incluem a definição do âmbito do projecto, a criação de uma estrutura de repartição do trabalho, o desenvolvimento de um calendário do projecto, e a identificação dos recursos do projecto.
Execução: A fase de execução é onde o trabalho real do projecto tem lugar. As tarefas-chave durante esta fase incluem a gestão dos recursos do projecto, o acompanhamento do progresso do projecto, e a comunicação com as partes interessadas. Esta fase é fundamental para o sucesso do projecto, pois é onde a maior parte do trabalho é concluída.
Monitorização e Controlo: Durante a fase de monitorização e controlo, o foco está em acompanhar o progresso do projecto e fazer os ajustamentos necessários para assegurar que o projecto se mantém no bom caminho. As tarefas-chave durante esta fase incluem a monitorização do desempenho do projecto, a gestão de alterações ao âmbito do projecto, e o controlo dos custos do projecto.
Encerramento: A fase de encerramento é onde o projecto é formalmente concluído e entregue às partes interessadas. As tarefas-chave durante esta fase incluem a realização de uma revisão do projecto, a documentação das lições aprendidas, e o encerramento dos contratos do projecto.
Uma gestão de tarefas eficaz é essencial para completar um projecto com sucesso, dentro do prazo, dentro do orçamento e para a satisfação das partes interessadas. Ao dividir o projecto em tarefas geríveis e dando-lhes prioridade ao longo das cinco fases da gestão do projecto, os gestores de projecto podem assegurar que o projecto se mantém no bom caminho e alcança os seus objectivos.
As 5 tarefas principais de um gestor de projecto são:
1. planeamento: Um gestor de projecto é responsável pela criação de um plano de projecto pormenorizado, que descreve o âmbito do projecto, a cronologia, os recursos necessários, e as metas e objectivos globais. Isto inclui o desenvolvimento de um calendário do projecto, a atribuição de tarefas aos membros da equipa e a identificação de potenciais riscos e questões que possam surgir.
2. orçamentação: Um gestor de projecto é também responsável pela criação e gestão do orçamento do projecto. Isto implica estimar os custos associados ao projecto, acompanhar as despesas, e assegurar que o projecto se mantém dentro das restrições orçamentais.
3. comunicação: A comunicação eficaz é crucial para o sucesso de qualquer projecto. Um gestor de projecto deve ser capaz de comunicar eficazmente com os membros da equipa, partes interessadas, e clientes. Isto inclui fornecer actualizações regulares sobre o progresso do projecto, abordar preocupações e questões, e assegurar que todos estejam na mesma página.
4. liderança: Um gestor de projecto deve ser um líder forte que possa motivar e inspirar os membros da equipa a trabalhar em conjunto para um objectivo comum. Isto implica estabelecer expectativas claras, fornecer orientação e apoio quando necessário, e promover uma cultura de equipa positiva.
5. Monitorização e Controlo: Um gestor de projecto deve acompanhar constantemente o progresso do projecto e tomar medidas correctivas quando necessário para assegurar que o projecto se mantém no bom caminho. Isto envolve o seguimento de marcos do projecto, a identificação de potenciais bloqueios de estradas, e a realização de ajustamentos ao plano do projecto, quando necessário.
Na fase de planeamento de um projecto, há várias tarefas importantes que precisam de ser concluídas. Estas tarefas incluem:
1. Definição das metas e objectivos do projecto: Isto implica identificar o âmbito do projecto, os resultados desejados, e as metas específicas que precisam de ser alcançadas.
2. Desenvolver um plano de projecto: Isto envolve a criação de um plano detalhado que delineia os passos a dar para alcançar as metas do projecto, os prazos para cada passo, e os recursos que serão necessários.
3. identificação das partes interessadas no projecto: Isto envolve a identificação de todas as partes interessadas que possam ser afectadas pelo projecto, incluindo membros da equipa, clientes, fornecedores, e outras partes interessadas chave.
4. definição de papéis e responsabilidades do projecto: Isto envolve a atribuição de funções e responsabilidades específicas a cada membro da equipa envolvido no projecto, incluindo gestores de projecto, chefes de equipa, e outros intervenientes-chave.
5. Desenvolver um orçamento do projecto: Isto envolve a criação de um orçamento detalhado que delineia os custos associados ao projecto, incluindo custos de mão-de-obra, custos de material, e outras despesas.
6. Criação de um plano de gestão de risco: Isto envolve a identificação de riscos potenciais que podem ter impacto no projecto, e o desenvolvimento de um plano para mitigar esses riscos.
7. Estabelecimento de protocolos de comunicação do projecto: Isto envolve o estabelecimento de protocolos de comunicação que serão utilizados para manter todos os interessados informados sobre o progresso do projecto.
Em geral, a fase de planeamento de um projecto é crucial para o seu sucesso, pois estabelece as bases para todo o trabalho que será realizado durante a fase de execução do projecto.