A abundância de e-mails que recebemos diariamente pode ser esmagadora, e pode ser fácil perder mensagens importantes entre a desordem. Uma solução para isto é imprimir automaticamente as suas mensagens de correio electrónico quando estas são recebidas. Desta forma, pode ter uma cópia física da mensagem que pode facilmente consultar mais tarde, mesmo quando está longe do seu computador. Neste artigo, mostrar-lhe-emos como configurar a impressão automática de mensagens de correio electrónico.
Passo 1: Escolha um Método de Impressão
Existem várias formas de imprimir automaticamente os seus e-mails. Pode configurar uma regra no seu cliente de e-mail que imprimirá automaticamente todas as mensagens recebidas, ou pode utilizar uma aplicação de terceiros que tratará da impressão por si. Alguns clientes de correio electrónico, tais como o Outlook, têm características integradas que lhe permitem criar regras para a impressão automática. Se o seu cliente de correio electrónico não tiver esta funcionalidade, pode utilizar uma aplicação de terceiros como Email2Print ou Automatic Email Manager.
Passo 2: Configurar as regras de impressão
Uma vez escolhido um método para impressão automática, é necessário configurar as regras. No Outlook, por exemplo, pode criar uma regra que imprimirá automaticamente todas as mensagens recebidas de um remetente específico, com uma linha de assunto específica, ou com palavras-chave específicas no corpo da mensagem. Também pode optar por imprimir apenas mensagens marcadas como importantes, ou que são enviadas para uma pasta específica.
Passo 3: Teste as Regras de Impressão
Antes de começar a confiar na impressão automática, é importante testar as regras para se certificar de que estão a funcionar correctamente. Envie a si próprio um e-mail de teste que cumpra os critérios que definiu, e certifique-se de que é impresso automaticamente. Se o e-mail não for impresso, volte atrás e verifique duas vezes as suas definições.
Passo 4: Afinar as regras
Depois de ter testado as regras, poderá descobrir que precisa de afiná-las. Por exemplo, poderá ter de acrescentar palavras-chave adicionais para se certificar de que apenas as mensagens que deseja são impressas. Poderá também querer ajustar as definições da impressora para se certificar de que as cópias impressas são legíveis e fáceis de ler.
Em conclusão, a automatização da impressão de correio electrónico pode ser uma óptima forma de se manter organizado e de garantir que nunca se perde uma mensagem importante. Quer esteja a utilizar uma funcionalidade integrada do seu cliente de correio electrónico ou uma aplicação de terceiros, a configuração da impressão automática é fácil e pode ser feita em apenas alguns passos simples. Lembre-se apenas de testar as suas regras e afiná-las conforme necessário para garantir que só está a imprimir as mensagens que são importantes para si.
Sim, pode imprimir automaticamente a partir do Gmail através da configuração de um filtro que encaminha automaticamente os e-mails para uma impressora. Eis como o fazer:
1. Abra o Gmail e clique no ícone de engrenagem “Settings” no canto superior direito.
2. Seleccione “Ver todas as definições”.
3. clicar no separador “Filtros e Endereços Bloqueados”.
4. clicar em “Criar um novo filtro”.
5. no campo “De”, introduza o endereço de e-mail do remetente ou deixe-o em branco se quiser imprimir todos os e-mails recebidos.
6. Clicar em “Criar filtro”.
7. Marque a caixa ao lado de “Encaminhar para” e introduza o endereço de correio electrónico da sua impressora.
8. Clicar em “Criar filtro”.
Agora, sempre que chegar um e-mail que corresponda aos seus critérios de filtro, este será automaticamente reencaminhado para a sua impressora e impresso. Tenha em mente que precisará de ter a sua impressora configurada para receber e-mails para que isto funcione.
Infelizmente, não é possível imprimir um anexo de correio electrónico sem o abrir primeiro. Para imprimir um anexo, deve primeiro descarregá-lo ou abri-lo, e depois seleccionar a opção de impressão. Isto porque o processo de impressão exige que o ficheiro seja carregado no software ou dispositivo de impressão a fim de gerar uma cópia física. No entanto, alguns programas de correio electrónico podem permitir-lhe pré-visualizar o anexo antes de o abrir, o que pode ser útil para determinar se precisa de ser impresso.
A impressão apenas da resposta a uma mensagem de correio electrónico pode ser feita seguindo estes passos:
1. Abra a linha de correio electrónico no seu cliente de correio electrónico ou conta de webmail.
2. Desloque-se para a resposta que pretende imprimir.
3. destacar o texto da resposta que pretende imprimir.
Clique com o botão direito do rato no texto em destaque e seleccione “Imprimir” ou prima “Ctrl + P” no seu teclado.
5. na janela de pré-visualização de impressão que aparece, certifique-se de que “Selection” ou “Selected Text” está seleccionado como o intervalo de impressão.
6. Escolha qualquer outra configuração de impressão que pretenda, como o número de cópias, orientação, ou tamanho do papel.
7. Clique em “Imprimir” para imprimir apenas a resposta seleccionada.
Alternativamente, poderá copiar e colar a resposta num documento separado, tal como um processador de texto ou editor de texto, e depois imprimir esse documento. Este método pode ser útil se quiser editar ou formatar a resposta antes de a imprimir.
Para obter um documento PDF para imprimir automaticamente, pode seguir os passos mencionados abaixo:
1. Abra o documento PDF que pretende imprimir.
2. Clique no menu “Ficheiro” e seleccione “Imprimir”.
3. na caixa de diálogo de impressão, seleccione a sua impressora e ajuste as definições de impressão conforme necessário.
4. marque a caixa ao lado de “Print to File” e assegure-se de que o formato do ficheiro está definido para “PDF”.
5. Clique no botão “Print” (Imprimir) para iniciar o processo de impressão.
Ao seguir estes passos, poderá imprimir automaticamente o seu documento PDF para um ficheiro em formato PDF. Isto pode ser útil se quiser guardar uma cópia do documento para referência futura ou se precisar de o enviar a outra pessoa. Além disso, pode também configurar a sua impressora para imprimir automaticamente documentos PDF, configurando as definições da sua impressora. Isto pode ser feito acedendo às propriedades da sua impressora e seleccionando o separador “Avançado”, onde pode activar a opção “Imprimir directamente para a impressora”.