A aquisição é uma função essencial em qualquer organização empresarial. Envolve a aquisição de bens e serviços de fontes externas para apoiar as operações da organização. Uma política de compras robusta é crucial para o sucesso empresarial, uma vez que assegura que a organização obtém a melhor relação custo-benefício, reduz os custos e mitiga os riscos associados ao processo de compras.
Uma política de aprovisionamento bem elaborada delineia os procedimentos e orientações para o processo de aprovisionamento. Assegura que a organização adquire bens e serviços de uma forma transparente e justa, e em conformidade com os requisitos legais e regulamentares. A política deve cobrir todos os aspectos da aquisição, incluindo a selecção de fornecedores, a avaliação de propostas e propostas, a gestão de contratos, e a avaliação do desempenho dos fornecedores.
Ter uma política de aprovisionamento em vigor assegura que a organização obtém a melhor relação custo-benefício. A política deve delinear os critérios de selecção de fornecedores, tais como qualidade, preço, prazo de entrega, e serviço ao cliente. Ao seleccionar fornecedores com base nestes critérios, a organização pode assegurar que obtém os bens e serviços da melhor qualidade aos preços mais competitivos. Isto, por sua vez, pode ajudar a organização a reduzir os seus custos e a melhorar a sua rentabilidade.
Uma política de aprovisionamento também ajuda a mitigar os riscos associados ao processo de aprovisionamento. A política deve delinear os procedimentos de identificação e gestão de riscos, tais como perturbações na cadeia de fornecimento, fraude de fornecedores, e disputas contratuais. Ao identificar e gerir estes riscos, a organização pode minimizar o impacto destes riscos nas suas operações e na sua reputação.
Finalmente, uma política de aprovisionamento assegura que a organização está em conformidade com os requisitos legais e regulamentares. A política deve cobrir todas as leis e regulamentos relevantes, tais como os relacionados com a aquisição, contratos e propriedade intelectual. Ao cumprir com estas leis e regulamentos, a organização pode evitar sanções legais e financeiras e proteger a sua reputação.
Em conclusão, uma política de aquisições robusta é essencial para o sucesso empresarial. Ela assegura que a organização obtém a melhor relação qualidade/preço, reduz os custos, e mitiga os riscos associados ao processo de aquisição. Ao ter uma política de aprovisionamento em vigor, a organização pode melhorar as suas operações, rentabilidade, e reputação.
Os 7 princípios de aprovisionamento são os seguintes:
1. valor para o dinheiro: Este princípio enfatiza que as decisões de aquisição devem ser tomadas com base na melhor relação custo-benefício possível do dinheiro gasto. Significa que o processo de aquisição deve visar a obtenção de bens ou serviços da melhor qualidade ao preço mais competitivo.
2. Equidade: O princípio da equidade assegura que todos os fornecedores tenham igual oportunidade de concorrer a contratos governamentais. Significa que as decisões de aquisição devem ser tomadas com base em critérios objectivos e não em preferências pessoais.
3. transparência: O princípio da transparência significa que os processos de adjudicação de contratos devem ser abertos e transparentes. Assegura que todos os interessados estejam cientes do processo de aquisição e possam monitorizá-lo para garantir que é justo e objectivo.
4. concorrência: O princípio da concorrência assegura a existência de condições de concorrência equitativas para todos os fornecedores. Significa que o processo de aquisição deve encorajar a concorrência entre fornecedores para obter a melhor relação custo-benefício possível.
5. Eficácia: O princípio da eficiência assegura que os processos de aquisição sejam levados a cabo de forma atempada e rentável. Significa que o processo de aquisição deve ser racionalizado para reduzir os encargos administrativos e minimizar os custos.
6. Ética: O princípio da ética assegura que as decisões de aquisição sejam tomadas de uma forma ética e responsável. Significa que os funcionários responsáveis pelas aquisições devem evitar conflitos de interesses e assegurar que actuam no melhor interesse da organização.
7. Prestação de contas: O princípio da responsabilização assegura que os funcionários responsáveis pelas aquisições sejam responsabilizados pelas suas acções. Significa que as decisões de aquisição devem ser documentadas, e os funcionários responsáveis pelas aquisições devem estar preparados para justificar as suas decisões, se necessário.
Aquisições referem-se ao processo de aquisição de bens, serviços, ou obras a partir de uma fonte externa. O processo envolve tipicamente cinco fases principais, que são:
1. necessidade de identificação: A primeira etapa do processo de aquisição é identificar a necessidade dos bens, serviços, ou obras. Isto envolve determinar os requisitos da organização e avaliar se a aquisição ajudará a alcançar os seus objectivos.
2. Planeamento: Uma vez identificada a necessidade, o passo seguinte é planear o processo de aquisição. Isto envolve desenvolver especificações, identificar potenciais fornecedores, e determinar o método de aquisição.
3. Solicitação: A fase de solicitação envolve contactar potenciais fornecedores e solicitar propostas ou licitações. Isto pode envolver a emissão de um pedido de proposta (RFP), pedido de cotação (RFQ), ou convite à apresentação de propostas (ITB).
4. avaliação: Uma vez recebidas as propostas ou licitações, estas precisam de ser avaliadas. Isto implica avaliar cada proposta em função dos critérios de selecção e determinar qual o fornecedor que oferece a melhor relação qualidade/preço.
5. Contratação: A fase final do processo de contratação é a negociação e finalização do contrato com o fornecedor escolhido. Isto envolve o acordo sobre os termos e condições do contrato, incluindo o preço, o calendário de entrega e as condições de pagamento. Uma vez assinado o contrato, o processo de aquisição está concluído, e os bens, serviços, ou obras podem ser entregues.