Wie Archiviere ich Dokumente?

Möchten Sie Dokumente digital archivieren, können Sie dies auf manuellem Wege tun. Dafür scannen Sie die Dokumente ein und ordnen Sie anschließend auf Ihrem Computer. Dies ist vor allem zu empfehlen, wenn Sie nur wenige Dokumente digital archivieren wollen.

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Wie Digitalisiere ich meine Unterlagen?

Wenn Sie sich Gedanken zu Ihrer digitalen Ablagestruktur gemacht haben, kann es an die Praxis gehen: Dokumente digitalisieren. Hierzu empfiehlt sich die Nutzung der Docutain-App, mit der Sie qualitativ hochwertige Stapel-Scans erledigen können, die direkt in das DMS übertragen werden. Welche Unterlagen dürfen nicht digitalisiert werden? Auch wenn das ersetzende Scannen Papier aus den Büros verbannen soll, dürfen nicht alle Unterlagen nach dem Scannen vernichtet werden. Folgende Dokumente müssen weiterhin in Papierform aufbewahrt werden: Eröffnungsbilanz. Jahresabschlüsse.

Welche App zum digitalisieren von Dokumenten?

Mit der kostenlosen App CamScanner -Phone PDF Creator haben Sie sowohl für Android als auch iOS die Möglichkeit, Dokumente zu digitalisieren. Dabei erkennt die App ebenfalls das Dokument und korrigiert so die Perspektive des fotografierten Textes. Wie ordne ich meine privaten Unterlagen? Reicht ein Ordner nicht aus, verteilen Sie Ihre Dokumente auf 2 Ordner: zum Beispiel Versicherungen I und II – mit Unterkategorien. Beschriften Sie nun die Ordner-Rücken. Als nächstes heften Sie das Register ein und sortieren die schön von Ihnen geordneten Papiere in die Ordner ein.

Wie archiviert man Akten?

Akten archivieren können Sie in Regalen, in staubigen Archiven, in einem externen Aktenlager oder Sie lassen Ihre Akten bei einem Scandienstleister digitalisieren.. Die digitale Aktenarchivierung ist sicherlich die modernste und vorteilhafteste Methode Ordner und Akten zu archivieren. Welche Dokumente werden archiviert? Welche Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden?

• Bücher und Aufzeichnungen (Grundbuch/Journal, Haupt- und Nebenbücher)
• Inventare.
• Jahresabschlüsse (Bilanzen und GuV)
• Lageberichte.
• Eröffnungsbilanz und die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

Wie Archiviere ich alte Briefe?

Bei der Aufbewahrung muss man darauf achten, dass die Dokumente vor Licht, Feuchtigkeit, Wärme und Staub geschützt sind. Für den äusseren Schutz eignen sich dazu am besten Mäppchen und Schachteln aus alterungsbeständigen Materialien, die man im Staatsarchiv Luzern beziehen kann. Welche Unterlagen dürfen nicht ausschließlich digital archiviert werden? Auch elektronische Rechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Digitale Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden! Es ist nicht zulässig, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren! Der Ausdruck eines digitalen Dokuments ist quasi „nur“ eine Kopie.

Welche Dokumente in Papierform?

Manche Dokumente akzeptieren Gerichte und Behörden nur in Papierform. Dazu gehören beispielsweise Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile, die durch Prägungen extra gesichert sind.