Wie Archiviere ich E-Mail Rechnungen?

Eine E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument, muss also auch elektronisch aufbewahrt werden. Die Archivierung eines Ausdrucks ist nicht zulässig. Papierrechnungen hingegen dürfen digitalisiert und auch das Original vernichtet werden, sofern das Verfahren der Digitalisierung dokumentiert wurde.

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Kann ich auf eine Rechnung in Papierform bestehen?

Verlangt der Kunde eine Rechnung in Papierform, so ist es nicht nur eine nette Geste, sondern auch gesetzlich Pflicht, diesem Wunsch nachzukommen. Laut Paragraph § 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes sind Unternehmer dazu verpflichtet, Papierrechnungen auszustellen und zu versenden, wenn Kunden dies verlangen. Ist PDF GoBD konform? Die Antworten: Nur ein spezielles DMS kann die in den GoBD geforderten Spezifikationen erfüllen. Das PDF-Format ist grundsätzlich gut für die vom Finanzamt geforderte „Unveränderbarkeit“. Für eine GoBD-konforme Speicherung reicht das PDF-Format alleine jedoch nicht aus.

Warum E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Darüber hinaus muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Was muss man über Rechnungen wissen? Was muss laut Gesetz auf Ihre Rechnungen?

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (Ihr Unternehmen)
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Ihr Kunde)
• Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID.
• Bei Kunden aus dem EU-Ausland deren Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Wie schaut eine XRechnung aus?

Obwohl die XRechnung ein eindeutiges Format hat, gibt es im Grunde keine einheitliche Visualisierung der fertigen Rechnung. Das XML-Format mit dem eine elektronischen Rechnung erstellt wird, ist eine Auszeichnungssprache zur Darstellung strukturierter Daten im Format einer Textdatei. Wie sieht eine XRechnung aus? Eine XRechnung ist eine spezifizierte Ausgestaltung einer eRechnung. Die XRechnung ist technisch gesehen ein XML-basiertes semantisches Datenmodell. Sie ist die deutsche Anwendungsspezifikation des europäischen CEN-Datenmodells und damit der nationale Standard für die öffentliche Verwaltung.

Was sind XML Rechnungen?

XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen etabliert und insbesondere im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verwendet wird. Wann wird eine Rechnung rechtskräftig? Die allgemeine Verjährungsfrist von Rechnungen beträgt drei Jahre, beginnend mit dem Ende des Jahres in welchem die Rechnung fällig wurde. Die Verjährungsfrist ab Rechnungslegung gibt es also nicht, es kommt immer auf die Fälligkeit der Forderung an.

Wann Rechnung verschicken?

Wenn es sich um eine Dienstleistung handelt, kannst Du Deine Rechnung schreiben, nachdem Dein Kunde die Leistung abgenommen hat. Erst dann schickst Du die Rechnung. Hierbei ist wichtig, dass alle Beteiligten das Recht auf Nachbesserung geltend machen können.