Wann ist ein Aktenplan sinnvoll?

Wie eingangs erwähnt, ist ein Aktenplan vor allem dann sinnvoll, wenn es viele unterschiedliche Arten von Dokumenten gibt, wenn die Dokumente nach mehreren Kriterien abgelegt werden können bzw. müssen oder wenn häufig nach Dokumenten gesucht wird.

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Wie ist ein Aktenplan aufgebaut?

Bei den Gliederungsstufen eines Aktenplans sind die oberste Gliederungsstufe (Hauptgruppe), eine oder mehrere mittlere Gliederungsstufen (Obergruppe, Gruppe, Untergruppe) und die unterste Stufe (Betreffseinheit) zu unterscheiden. Nur auf der untersten Stufe (der Stufe der Betreffseinheiten) werden Akten gebildet. Was ist ein kommunaler Aktenplan? Der »Kommunale Aktenplan 21« dient als Ordnungsinstrument und Leitfaden für die gut geführte und korrekte Schriftgutverwaltung.

Was ist ein Produktorientierter Aktenplan?

Der klassische Kommunale Aktenplan hat eine andere Grundorientierung als der Produktplan. Er wird aus den Aufgaben einer Behörde entwickelt und orientiert sich an den internen Verwaltungsvorgängen, unabhängig davon, ob diese eher einem „Front-office“-Bereich oder einem „Back-office“-Bereich zuzuordnen wären. Was sind Weglegesachen? Wgl = Weglegen

Anzuwenden auf Dokumente, die nicht zu den Akten zu nehmen, jedoch noch kurzfristig aufzubewahren sind. Weglegesachen sind nur bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, in dem keine weitere Bearbei- tung erfolgt ist.

Warum ist eine Registratur wichtig?

Wofür ist eine Registratur zuständig? Sie ist nicht nur für die Führung des Aktenverzeichnisses sowie deren Vergabe von Aktentitel und Aktenzeichen verantwortlich, sondern auch für die Inhaltsverzeichnisse der einzelnen Akten. Was ist eine Betreffseinheit? Betreffseinheit. Unterste Stufe eines Aktenplans, deren Gliederungsnotation als Aktenplankennzeichen verwendet wird. Aus der Gliederungsnotation wird mit eventuellen Ableitungen und einer fortlaufenden Nummer innerhalb der Betreffseinheit das Aktenzeichen als Kennzeichnung einer Akte gebildet.

Welche Standorte werden bei der Registratur unterschieden?

Wo befindet sich die Registratur? In der Praxis wird zwischen den vier Standorten Arbeitsplatz, Abteilung, Zentralablage und Altarchiv unterschieden. Die Wahl des Standortes wird von der Zugriffshäufigkeit und der Anzahl der berechtigten Personen bestimmt. Es ist empfehlenswert, dafür einen Aktenplan aufzustellen. Was ist ein Ablageplan? In einem Ablageplan halten Sie schriftlich fest, wo welche Unterlagen lagern. Je größer das Aufkommen an Dokumenten in Ihrem Unternehmen ist, desto sinnvoller ist es, eine passende Struktur zu entwickeln und umzusetzen.

Was sagt die AGO zur Schriftgutverwaltung?

(1) ¹Sachlich zusammengehörige Dokumente sollen innerhalb der Akten vorgangsweise und innerhalb eines Vorgangs in zeitlicher Reihenfolge abgelegt werden. Die Vorgänge werden nach einem Aktenplan verwaltet und aufbewahrt. Für zusammenhängende Verwaltungsbereiche sollen einheitliche Aktenpläne eingeführt werden.