Warum ein Aktenplan?

Wie eingangs erwähnt, ist ein Aktenplan vor allem dann sinnvoll, wenn es viele unterschiedliche Arten von Dokumenten gibt, wenn die Dokumente nach mehreren Kriterien abgelegt werden können bzw. müssen oder wenn häufig nach Dokumenten gesucht wird.

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Wie ist ein Aktenplan aufgebaut?

Bei den Gliederungsstufen eines Aktenplans sind die oberste Gliederungsstufe (Hauptgruppe), eine oder mehrere mittlere Gliederungsstufen (Obergruppe, Gruppe, Untergruppe) und die unterste Stufe (Betreffseinheit) zu unterscheiden. Nur auf der untersten Stufe (der Stufe der Betreffseinheiten) werden Akten gebildet. Was ist ein Produktorientierter Aktenplan? Der klassische Kommunale Aktenplan hat eine andere Grundorientierung als der Produktplan. Er wird aus den Aufgaben einer Behörde entwickelt und orientiert sich an den internen Verwaltungsvorgängen, unabhängig davon, ob diese eher einem „Front-office“-Bereich oder einem „Back-office“-Bereich zuzuordnen wären.

Was ist ein digitaler Aktenplan?

Ein Aktenplan sorgt für Übersichtlichkeit und Transparenz im digitalen Aktenschrank. Darüber hinaus wird geregelt, welche Dokumente welchen Akten zuzuordnen sind. Warum ist eine Registratur wichtig? Wofür ist eine Registratur zuständig? Sie ist nicht nur für die Führung des Aktenverzeichnisses sowie deren Vergabe von Aktentitel und Aktenzeichen verantwortlich, sondern auch für die Inhaltsverzeichnisse der einzelnen Akten.

Warum E Akte?

E-Akten sparen Zeit

E-Akten sind durchsuchbar. Dadurch stehen die passenden Dokumente schneller zur Verfügung und auch Dokumente aus anderen passenden Vorgängen können schneller verknüpft werden. Das beschleunigt Verwaltungsprozesse. Was sind B Akten? B-Akten. Akten, die sich mit der Regelung von Personalsachen oder Einzelfällen befassen, werden als besondere Akten, oder kurz B-Akten, bezeichnet. Die B-Akten werden ebenso wie die A-Akten nach den Regeln der jeweils geltenden Geschäftsordnung verwaltet.

Was ist eine Betreffseinheit?

Betreffseinheit. Unterste Stufe eines Aktenplans, deren Gliederungsnotation als Aktenplankennzeichen verwendet wird. Aus der Gliederungsnotation wird mit eventuellen Ableitungen und einer fortlaufenden Nummer innerhalb der Betreffseinheit das Aktenzeichen als Kennzeichnung einer Akte gebildet. Was ist ein Ablageplan? In einem Ablageplan halten Sie schriftlich fest, wo welche Unterlagen lagern. Je größer das Aufkommen an Dokumenten in Ihrem Unternehmen ist, desto sinnvoller ist es, eine passende Struktur zu entwickeln und umzusetzen.

Welche Standorte werden bei der Registratur unterschieden?

Wo befindet sich die Registratur? In der Praxis wird zwischen den vier Standorten Arbeitsplatz, Abteilung, Zentralablage und Altarchiv unterschieden. Die Wahl des Standortes wird von der Zugriffshäufigkeit und der Anzahl der berechtigten Personen bestimmt. Es ist empfehlenswert, dafür einen Aktenplan aufzustellen.