Como escrever um email de aviso eficaz mas gentil

Politeness pode desempenhar um papel significativo na pavimentação do caminho que você precisa para obter excelentes resultados. Talvez você tenha um evento importante previsto para uma data futura, e à medida que a hora se aproxima, você está se perguntando se as pessoas ainda se lembram disso.

Também pode ser que você não tenha certeza se as pessoas que você convidou para o seu programa receberam os e-mails que você enviou. Você pode enviar um e-mail de lembrete para que elas se lembrem. As razões pelas quais você pode precisar enviar um e-mail de lembrete, são variadas e incluem verificar as candidaturas a empregos, lembrar alguém sobre pagamentos em atraso, um prazo perdido, entre outros. No entanto, um e-mail de lembrete não deve ser apenas escrito como um e-mail normal. O truque é escrever um e-mail que seja eficaz para lembrá-los do que você precisa que eles lembrem, sem que você se depare com força ou hostilidade. A entrega do e-mail tem que ser correta para que ele possa ter o efeito desejado e passar a sua mensagem de forma eficaz. Se você precisar escrever um e-mail de lembrete eficaz, você pode fazê-lo seguindo estas diretrizes:

Certo que você digite na linha de assunto do e-mail de lembrete: o primeiro passo para escrever um e-mail é escolher os destinatários do e-mail. Uma vez que você tenha feito isso, você precisaria digitar a linha de assunto. Este passo é importante porque a maioria dos e-mails sem uma linha de assunto na maioria das vezes vão diretamente para o spam. Outra razão pela qual uma linha de assunto é crucial é que eles são a primeira coisa que os destinatários vêem do e-mail e podem determinar se o destinatário abriria ou não o e-mail.

Inclua um lembrete de saudação de e-mail: é melhor incluir uma saudação no corpo da mensagem em vez de ir direto para o motivo do envio do e-mail. Se você está muito familiarizado com o destinatário, você pode usar uma saudação informal. Em contraste, se você não estiver muito familiarizado com o destinatário, você deve usar uma saudação mais formal.

Escreva o texto do corpo do e-mail de lembrete: Depois de seguir os passos acima, você está pronto para escrever o corpo do e-mail. Comece a primeira frase do texto em uma nota amigável e positiva com algo do tipo "Espero que isto te encontre bem". Em seguida, na mensagem principal, que é onde você vai declarar o propósito do seu e-mail, tente ser muito claro e comunicar a mensagem que você deseja passar efetivamente. Finalmente, diga ao destinatário o que você precisa que ele faça. Isto assumiria a forma de um pedido. Seria melhor se você tentasse fazer seu pedido o mais educado possível e se oferecesse para responder quaisquer perguntas que o destinatário possa ter.

>p>Escreva a conclusão do e-mail: Depois de escrever o corpo do lembrete do e-mail, você deve encerrar o e-mail usando uma última frase e sua assinatura de e-mail. Você deve garantir que a última frase tenha o mesmo tom com o corpo do e-mail, seja ele formal ou informal.

Quando você estiver escrevendo e-mails de lembrete, é melhor usar um tom educado, independentemente de você estar familiarizado com o destinatário ou não, pois isso pode determinar como o seu e-mail é recebido. Tomar nota dos formatos listados acima e aplicá-los para escrever os seus e-mails de lembrete irá contribuir muito para que o destinatário leve a sua mensagem a sério ou não.