Como empregador, é responsável pelo cálculo e pagamento de impostos sobre a folha de pagamentos, tanto para si como para os seus empregados. Este pode ser um processo complexo, mas compreender o básico pode ajudá-lo a evitar erros dispendiosos e assegurar o cumprimento dos regulamentos estaduais e federais. Aqui está o que precisa de saber sobre como calcular os impostos sobre os salários.
Etapa 1: Determinar a remuneração bruta
A primeira etapa no cálculo dos impostos sobre os salários é determinar a remuneração bruta para cada empregado. Isto inclui todas as formas de compensação, incluindo salários, salários, bónus, e comissões. É importante notar que certos tipos de compensação, tais como benefícios marginais, podem ser isentos de impostos sobre a folha de pagamento.
Passo 2: Calcular a Retenção do Imposto sobre o Rendimento Federal
Uma vez determinado o salário bruto, deve calcular a retenção do imposto sobre o rendimento federal. Isto é baseado no estado de apresentação do empregado e no número de subsídios de retenção na fonte reclamados no seu formulário W-4. O IRS fornece tabelas e fórmulas para o ajudar a calcular a retenção na fonte do imposto de renda federal, que deve remeter regularmente para o IRS.
Passo 3: Calcular a Segurança Social e o Imposto de Medicare
Para além da retenção na fonte do imposto de renda federal, deve também calcular os impostos da Segurança Social e do Medicare. Estes são colectivamente conhecidos como impostos FICA e são baseados numa percentagem do salário bruto do trabalhador. A taxa fiscal actual do FICA é de 7,65% tanto para o empregador como para o empregado, com 6,2% para a Segurança Social e 1,45% para o Medicare.
Passo 4: Calcular os impostos estatais e locais
Finalmente, deve também calcular os impostos estaduais e locais sobre os salários, que variam dependendo da sua localização. Alguns estados têm as suas próprias taxas de imposto sobre o rendimento, enquanto outros podem ter impostos adicionais sobre a folha de pagamentos, tais como seguro de invalidez ou seguro de desemprego. Não se esqueça de verificar com o departamento de receitas do seu estado para assegurar o cumprimento de todas as leis fiscais aplicáveis.
Em conclusão, o cálculo dos impostos sobre os salários pode ser um processo complexo, mas é uma parte essencial de ser um empregador. Seguindo estas etapas e mantendo-se actualizado sobre as últimas leis fiscais, pode assegurar o cumprimento e evitar erros dispendiosos. Além disso, considere a utilização de software de folha de pagamento ou a contratação de um serviço profissional de folha de pagamento para ajudar a racionalizar o processo e poupar tempo e dinheiro a longo prazo.
O cálculo da folha de pagamentos envolve várias etapas e pode ser bastante complexo, dependendo do sistema específico de folha de pagamentos e das políticas da organização. No entanto, em geral, a fórmula para calcular a folha de pagamentos pode ser decomposta nas seguintes etapas:
Etapa 1: Determinar a remuneração bruta
A primeira etapa no cálculo da folha de pagamento é determinar a remuneração bruta para cada empregado. A remuneração bruta é o montante total de dinheiro que um empregado ganha antes de se efectuarem quaisquer deduções. Isto inclui salários regulares, pagamento de horas extraordinárias, bónus, e comissões.
Para calcular a remuneração bruta, multiplicar a taxa horária do empregado pelo número de horas trabalhadas durante o período de pagamento. Para empregados assalariados, dividir o salário anual pelo número de períodos de pagamento no ano. Por exemplo, se um empregado ganhar um salário anual de $50.000 e for pago duas vezes por semana, o seu salário bruto para cada período de pagamento seria de $1.923,08.
Etapa 2: Calcular as deduções antes de impostos
A etapa seguinte é calcular quaisquer deduções antes de impostos do salário bruto do empregado. As deduções antes de impostos são deduzidas da remuneração bruta do empregado antes de serem calculados os impostos. Exemplos de deduções antes de impostos incluem contribuições para um plano 401(k), prémios de seguro de saúde, e contas de despesas flexíveis.
Para calcular as deduções antes de impostos, basta subtrair o montante total das deduções à remuneração bruta do empregado.
Etapa 3: Calcular impostos
Após as deduções antes de impostos, a etapa seguinte é calcular os impostos. O montante dos impostos deduzidos do salário de um empregado depende dos seus rendimentos, escalão de imposto, e outros factores. Nos Estados Unidos, o imposto de renda federal, o imposto de renda estadual (se aplicável), e os impostos da Segurança Social e Medicare (também conhecidos como FICA) são tipicamente deduzidos do ordenado de um empregado.
Para calcular os impostos, utilizar o formulário W-4 do empregado para determinar a sua retenção na fonte de impostos. O montante do imposto de renda federal retido é baseado no estado de apresentação do empregado, número de subsídios, e rendimento tributável. A retenção do imposto de renda estadual varia de acordo com o estado. Os impostos da Segurança Social e Medicare são calculados com base numa percentagem fixa do salário bruto do empregado.
Passo 4: Calcular Deduções Pós-impostos
Após a dedução de impostos, o passo seguinte é calcular quaisquer deduções pós-impostos do salário líquido do empregado. Deduções pós-impostos são deduções que são efectuadas após o cálculo dos impostos. Exemplos de deduções após impostos incluem penhoras de salários, pagamentos de pensões de alimentos e contribuições de caridade.
Para calcular deduções após impostos, basta subtrair o montante total das deduções à remuneração líquida do empregado (remuneração bruta menos deduções antes de impostos e impostos).
Passo 5: Calcular o Pagamento Líquido
Finalmente, o pagamento líquido é calculado subtraindo todas as deduções do pagamento bruto do empregado. A remuneração líquida é o montante de dinheiro que um empregado leva para casa depois de todos os impostos e deduções terem sido efectuados.
A fórmula para calcular a folha de pagamento pode ser resumida da seguinte forma:
Pagamento bruto – Deduções pré-fiscais – Impostos – Deduções pós-fiscais = Pagamento líquido
É importante notar que a fórmula para calcular a folha de pagamentos pode variar dependendo do sistema específico de folha de pagamentos e das políticas da organização. Além disso, certos factores tais como pagamento de horas extraordinárias, bónus, e comissões podem complicar o processo de cálculo da folha de pagamento. Como tal, recomenda-se o aconselhamento de um especialista em folha de pagamento ou contabilista para assegurar cálculos precisos da folha de pagamento.