Was gehört in die elektronische Personalakte?

Eine digitale Personalakte besteht aus sämtlichen Daten und Unterlagen eines Arbeitnehmers, die für das Beschäftigungsverhältnis wichtig sind. Sie ist also im Grunde nichts anderes als eine klassische Personalakte. Der einzige Unterschied: Die Personaldokumente sind digitalisiert.

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Was kostet eine digitale Personalakte?

Passende, zertifizierte Dienstleister könne man zum Beispiel über Unternehmen finden, die Software für digitale Personalakten anbieten. Diese kooperierten häufig mit Dienstleistern. Die Scan-Kosten liegen bei bis zu 20 Cent pro Seite. Warum eine digitale Personalakte? Die Umstellung auf die elektronische Version der Personaldokumente bietet den Vorteil, dass sich die Daten besser und einfacher vor unbefugtem Zugriff schützen lassen als Papierakten, die in einem Aktenschrank aufbewahrt werden.

Können alte Personalakten nach der Digitalisierung vernichtet werden?

Bei den meisten Papierdokumenten risikolos möglich: Vernichtung nach dem Scannen. In rechtlicher Hinsicht steht es jedem Unternehmen frei, selbst zu entscheiden, ob es die Personalakten vollständig digital oder teilweise auch in Papierform führt. Was gehört nicht in eine digitale Personalakte? Dinge, die zu Ihrer Privatsphäre gehören, haben in der Personalakte nichts zu suchen. Folgende Daten sollen dort nicht erfasst sein: Posts aus den sozialen Medien. Unterlagen des Betriebsarztes, die dem Arbeitgeber nicht zugänglich sind.

Welche Personalunterlagen müssen in Papierform aufbewahrt werden?

Sinnvollerweise sollten die wichtigsten Dokumente in Papierform aufbewahrt werden. Hierzu zählen befristete Arbeitsverträge, Arbeitsverträge mit nachträglichen Wettbewerbsverboten, Aufhebungsverträge oder das Kündigungsschreiben. Für all diese Fälle sieht das Gesetz die Schriftform vor. Was steht in der Personalakte Öffentlicher Dienst? Sie enthält wichtige Angaben zum Arbeitsvertrag, zur Sozialversicherung oder zur Lohnsteuer. Auskünfte zur Privatsphäre oder eine persönliche Einschätzung der Mitarbeiter gehören hingegen nicht in dieses Dokument. Angestellte haben einen Anspruch auf Einsicht in ihre Personalakte.

Welche Personalakten müssen im Original aufbewahrt werden?

Also sollten Erklärungen und Verträge, die zu ihrer Rechtswirksamkeit gesetzlicher oder gewillkürter Schriftform bedürfen, auch bei der Umstellung auf eine elektronische Personalakte weiterhin im Original aufbewahrt werden. Welche Unterlagen müssen in der Personalakte sein? Dazu gehören zum Beispiel personalbezogene Unterlagen wie Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen und Arbeitsvertrag, Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen, Zeugnisse und Nachweise über Fortbildungen sowie allgemeine Personendaten wie Adresse und Bankverbindung.

Was versteht man unter einer Personalakte?

Personalakten enthalten Unterlagen und Aufzeichnungen, die die Person des Arbeitnehmers und das Arbeitsverhältnis betreffen. Die Akte wird durch den Arbeitgeber für seine Mitarbeiter geführt. Unternehmen sind durch das Arbeitsrecht nicht dazu verpflichtet, eine Personalakte zu führen.